Mario Montes, organizador de la feria de informática T3chFest

El T3chFest es una feria de informática y nuevas tecnologías que se celebra desde hace 7 ediciones en la Universidad Carlos III de Madrid.

En 2013 un grupo de estudiantes de esta universidad pensó que faltaba aterrizar todo lo que aprendían en las aulas sobre tecnología, y en un pasillo de las instalaciones de la Carlos III arrancó, con 300 personas, la primera edición del T3chfest.

Seis años después, cerca de 2000 personas confirman que este encuentro tecnológico tiene todos los elementos para convertirse en un evento de referencia. Hablamos con Mario Montes, informático de Eventbrite y miembro del equipo organizador de T3chFest.

Mario Montes, organizador de la feria de informática T3chFest

Mario Montes en el T3chFest
Mario montes, organizador del T3chFest

¿Cuál es tu rol en el T3chFest?

Empecé a trabajar en el T3chFest como voluntario y me gustó mucho la experiencia. Cuando acabó les dije a los responsables que quería seguir en el evento y me metí como organizador.

El primer año que estuve con ellos fue una transición y desde el tercer año he sido de los organizadores principales.

¿Cómo se define el T3chfest?

El T3chFest nació para atraer lo que las empresas de informática querían de sus profesionales,  pero además es un lugar donde se reúne gente durante dos días para conocer cómo se utiliza la tecnología en distintas áreas. T3chFest no solo es una feria de informática, intentamos ser transversales.

Esta edición ha habido charlas de diseño gráfico, ciencia, o información. Todas con la tecnología como protagonista. Por ejemplo, la periodista Ana Pastor dio una charla sobre la verificación contra las fake news y también tuvimos una ponencia sobre la tecnología aplicada a la biología para programar el ADN.

¿A qué público está dirigido el T3chFest?

Al principio los asistentes del T3chFest eran 50% estudiantes y 50% profesionales del sector de la informática. Ahora viene incluso gente del Campus de Humanidades porque hay más opciones para gente no especializada. En todas las franjas horarias hay charlas que pueden interesar a personas que no sepan nada de tecnología.

¿Cómo elegís a los ponentes?

Los ponentes se ponen en contacto con nosotros. El primer año recibimos 90 propuestas, esta edición fueron 650. Elegimos 90 ponencias que estudiamos una a una y después votamos. A partir de ahí hacemos el programa del T3chFest.

Ana Pastor en el T3chFest

¿Cuáles son las diferencias que ves entre las primeras ediciones de T3chFest y esta última?

Hay una mejor organización, ya sabemos qué herramientas usar y tratamos de automatizar los procesos todo lo posible. Ahora tenemos claro qué hay que conseguir para cada fecha: configurar las rede sociales, contactar con los medios, preparar el streaming…

Para ti, ¿cuáles son las grandes dificultades que surgen al organizar una feria como T3chFest?

La principal dificultad es que al ser un evento sin ánimo de lucro trabajamos en nuestro tiempo libre. Es muy difícil compaginar tu trabajo y vida con la feria. Los meses previos y el mes del evento la cantidad de horas de trabajo que dedicamos al T3chFest es enorme, y el nivel de estrés es tremendo.

Dicen que ser organizador se considera la profesión más estresante del mundo…

Otra dificultad es que nos faltaba aprender muchas cosas sobre organización cuando empezamos con este proyecto. Desde regulación de impuesto a cómo realizar un presupuesto, buscar patrocinadores, o trabajar la identidad corporativa.

¿Cómo habéis aprendido todo lo que necesitabais como organizadores?

Arriesgamos mucho y probamos lo que queremos saber, además de la experiencia recibida al visitar otros eventos, donde cogemos ideas y compartimos conocimientos.

¿Por qué decidisteis usar el streaming para el T3chFest?

Al T3chFest quiere ir más gente de la que cabe. En la última edición hubo 2.100 personas, 5 charlas simultáneas y 15.000 visitas en directo en streaming.

Los primeros años pensábamos que las personas querrían quedarse en casa en lugar de venir si les dábamos la opción de streaming, pero ahora sabemos que si no tenemos esta alternativa  hay gente se queda sin participar porque ya no hay entradas.

El streaming también es interesante porque la gente que está escuchando, además puede compartir en redes sociales en directo.

Feria T3chFest¿Es importante la presencia en redes sociales para un festival como el vuestro?

Sí, nosotros trabajamos mucho nuestra presencia en redes sociales. Tenemos un trato muy personalizado con los ponentes. En el evento cada foto o video que hacemos lo difundimos mencionando a los protagonistas para que se comparta lo máximo posible. Hay que pensar bien la estrategia en redes sociales para que a quien va dirigido lo quiera compartir.

Esta edición del T3chfest fue Trending Topic durante toda la mañana del jueves. A todo el mundo le llegó el evento de alguna manera.

¿Cómo controláis el feedback de los asistentes del T3chFest?

Enviamos un formulario de Google. Tenemos serie de preguntas que repetimos cada año y añadimos algunas sobre las novedades de cada edición. Tenemos indicadores numéricos que vigilamos para saber qué mejorar.

Casi todos las novedades que incorporamos al T3chFest están basadas en las encuestas.

Es curioso porque por redes sociales todos los comentarios son positivos, pero en las encuestas la gente te cuenta lo malo, lo que les ha gustado menos. Aprendemos mucho de las encuestas.

Eventbrite en T3chfest

Eventbrite es uno de los patrocinadores del T3chFest ¿Habéis usado la herramienta app para organizadores de Eventbrite? ¿Qué destacarías de ella?

En el evento usamos Eventbrite para la gestión de las entradas y en concreto la app para organizadores es una de las cosas que más consultamos durante las semanas previas. Lo más útil es el poder tener en el móvil las estadísticas de cómo está yendo la venta de entradas y cambiar rápidamente detalles del evento. Como única mejora diría que sería interesante poder enlazarla a una impresora de pegatinas para imprimir directamente desde el móvil.

¿Qué buscan los sponsor en un festival como el T3chFest?

Nos diferencia de otros eventos que somos un evento gratuito, cuando eventos similares cobran 80 y 90 euros por la entrada. Podemos ser gratis porque la universidad no nos cobra los espacios.

Los patrocinadores colaboran casi todos con dinero a cambio de packs que incluyen un stand en el T3chFest. Hay lista de espera de patrocinadores que quieren estar presentes en la próxima edición porque solo hay espacio para 25 stands.

¿Qué has aprendido tú como profesional de estas 7 ediciones?

He aprendido que todo lo relacionado con el tema del personal voluntario no hay que dejarlo para última hora y debemos dar una formación concreta que facilite el trabajo el día del evento. Todo está bien organizado pero los asistentes van a preguntar al voluntario y debe saber contestar.

También mejoraría la organización de los open space que hay en algunos eventos de tecnología. Se reúne gente para hablar de temas muy distintos y es una muy buena idea, pero  tienes que poner a alguien que lo controle y no improvisar demasiado. Las decisiones muy nuevas, aunque sean buenas, a veces salen mal.

Entrevista con Mario Montes ¿Qué esperáis de la próxima edición?

Nos falta dar un pequeño paso y que acudan medios audiovisuales a cubrir el T3chfest. Este tipo de medios nos tienen en el radar pero no terminan de darnos voz.

En asistentes no podemos crecer más, así que el reto es continuar creciendo en calidad e impacto.

Y para terminar, ¿qué te ha aportado de manera personal el formar parte de T3chFest?

T3chfest una de las cosas más importantes que he hecho. Me ha abierto puertas profesionalmente, sé que se valora mucho que forme parte de la organización de este evento. Conozco ponentes a los que los entrevistadores de distintos trabajos han valorado que hayan pasado por el T3chfest porque haces muchos contactos y aprendes.
A nivel personal, mi trabajo es ser ingeniero software en Eventbrite y el T3chFest me permite explorar todo lo que no he hecho porque las tareas que llevo como organizador son la imagen de marca o la parte audiovisual.

Mario Montes, del equipo organizador del T3chFest, es el ejemplo de cómo un evento que nace para cubrir unas necesidades profesionales puede convertirse en un evento referente en nuestro país dentro del sector de la informática.

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