La participación de famosos o influencers en los eventos es algo que suele atraer a los asistentes, pero para muchos organizadores la contratación de celebrities es un misterio insondable

Si te estás planteando añadir ese toque extra a tu evento y quieres contratar a influencers o gente conocida, en esta publicación te explicamos los principales detalles que suelen pasarse por alto al contratarles.

Cómo contratar a influencers para un evento

Determina tu presupuesto

Antes que nada, tienes que dedicar tiempo a calcular el presupuesto de tu evento. Sería terrible contactar con una celebrity para un evento y darse cuenta en la fase de negociación de que no hay fondos suficientes para contratarla.

Lamentablemente las tarifas de contratación no son del dominio público y, aunque puedes hacer búsquedas en Google, lo más probable es que las cifras que encuentres no las haya proporcionado la persona que buscas y no sean exactas.

Eso significa que primero tienes que calcular el resto de los gastos de tu evento. Cuando tengas una idea clara de cuánto vas a gastar en los demás componentes del evento, resta esa cifra al presupuesto total: el resultado será lo que te queda disponible.

También es esencial tener en cuenta que la tarifa de contratación de famosos para un evento no suele incluir suplementos como viajes, alojamiento, comidas, desplazamiento de ida y vuelta al evento, posible equipamiento requerido y otros elementos incluidos en las cláusulas de contratación.

Asegúrate de que el influencer encaja con la filosofía de tu evento

Te sorprendería cuántos organizadores contratan a famosos que son totalmente inadecuados para un evento o un lugar. Tendría muy poco sentido invitar a la presentación de una novela a un famoso que no ha leído un libro en su vida, o elegir a un chef con estrellas Michelín para el lanzamiento de unas zapatillas.

Tal vez pienses que lo que acabas de leer es algo evidente, pero es muy importante que te plantees si tu elección es idónea para el evento que celebras. Para que tu contratación tenga éxito (y te resulte rentable), asegúrate de que la persona elegida vaya a tener un impacto positivo en el público asistente.

Decide qué quieres que haga el influencer

Dependiendo del tipo de evento, de tu presupuesto y del influencer que tengas en mente, puedes pedir distintas cosas:

  • Acordar una aparición o un “paseo” por el evento: la celebrity simplemente hace un breve acto de presencia. En este caso su interacción con los asistentes es menor.
  • Si quieres más interacción, podrías pedirle al influencer que permanezca durante todo el evento y se relacione con el público.
  • Si quieres hacer que el influencer sea el centro del evento, puedes acordar que hable o actúe con tus asistentes. 

    Ten en cuenta que cuanto más le pidas que haga, más tendrás que pagarle, por eso tienes que encontrar un equilibrio entre la interacción requerida y tu presupuesto.

Conoce bien a los agentes de tu influencer

En el proceso para intentar contratar a alguien famoso para un evento, es difícil que establezcas contacto con esa persona directamente. En casi todos los casos tratarás con su agente, así que para aumentar tus posibilidades de éxito en las negociaciones, debes entender cómo trabajan.

Un agente o manager es la persona a cargo de encontrar trabajo a sus clientes. Los agentes se centran en las especialidades de cada cliente, como papeles de cine o TV para actores, espectáculos y giras para cantantes y músicos, o eventos y participaciones en promoción de marcas.

El agente recibe una parte de las ganancias de su cliente, por lo que tiene la responsabilidad de conseguirle negocios favorables.

Dependiendo del tipo de entretenimiento que quieras para un evento, tratarás con distintos tipos de agente. Pero en cualquier caso, si quieres contratar a sus clientes es importante que sepas lo que hacen y cómo trabajan.

Contacta de forma adecuada

Después de decidir qué famoso quieres como parte de tu evento, el paso siguiente es contactar con su agente. El proceso habitual tiene un formato bastante simple:

  1. Haz una solicitud concisa
  2. Realiza un seguimiento adecuado

Por regla general deberías dejar pasar de 3 a 5 días entre tus correos de seguimiento, para que el agente tenga tiempo de leer y considerar tu solicitud

Aprende cómo (y cuándo) negociar

Deberías estar siempre dispuesto a negociar la tarifa y saber cómo hacerlo: no tienes la obligación de aceptar la que te propongan de entrada. La disposición para negociar una tarifa te puede ahorrar muchos costes anticipados.

Pero, como en cualquier negociación, tienes que saber cuándo presionar y cuándo ceder. De lo contrario te arriesgas a que ese influencer no vuelva a tener en cuenta ninguna propuesta tuya.

  • Nunca hagas tu mejor oferta posible al principio: resta un 10 % a la cifra que tienes para invertir en la contratación, y úsala como oferta inicial.
  • Si el agente no acepta la oferta, modifícala. Pero no dudes en abandonar la negociación si no te interesan ninguna de las opciones propuestas.

Considera la posibilidad de contratar a un captador de talento

Si la contratación de un influencer te parece demasiado complicado de gestionar, contrata a un agente intermediario que se encargue de la tarea. Un captador de talento profesional tendrá relaciones ya establecidas con agentes, que le servirán para conseguir contratos.

La contratación de famosos como entretenimiento para un evento es similar a usar una bici: al principio parece difícil, pero una vez que se aprende es algo sencillo. Si quieres descubrir más consejos y herramientas para organizar o promocionar tu evento o negocio, echa un vistazo al blog de Eventbrite y descubre artículos y guías gratuitas descargables.