¿Quieres organizar tu primer evento y desarrollar las habilidades necesarias para tener un historial de éxitos en tu proyectos? Aquí te contamos cómo empezar como planificador de eventos.

Para empezar, toma nota de que necesitarás hacer planificaciones estratégicas, tener ideas creativas y estar preparado para cualquier eventualidad. Y ahora sí…¡vamos con los consejos!

Cómo iniciar tu carrera como organizador de eventos 

Cómo convertirse en gestor de eventos

  • Cuando tienes la formación y algo de experiencia, es hora de empezar a solicitar trabajo. Realiza tu búsqueda y encuentra oportunidades a través de bolsas de trabajo del sector, grupos de LinkedIn y consultando la página de empleo de las empresas para las que estás interesado en trabajar.
  • Si estás pensando en montar tu propia empresa de eventos elaborar un plan de negocios de eventos debería ser tu prioridad número uno.
  • De cualquier manera, nunca es demasiado pronto para empezar a crear tu cartera de clientes, así que haz un registro de cada evento en el que hayas participado para encontrar a tus posibles empleados y clientes. También vale la pena llevar un registro personal de lo que funcionó y lo que no en los eventos a los que has asistido.
  • Utiliza tus habilidades de comunicación y negociación para establecer relaciones con los proveedores, desde lugares y servicios de catering hasta empresas de alquiler de carpas y decoradores.
  • Entiende y adáptate a las últimas técnicas del marketing de redes sociales, plataformas de venta de entradas y herramientas de análisis. Los eventos pueden ocurrir en la vida real, pero gran parte de la organización y ejecución está respaldada por la tecnología, así que no descuides el aspecto digital de la gestión de eventos.

La vida de un planificador de eventos

Ten clara una cosa: la vida del gestor de eventos te va a mantener siempre alerta.

La naturaleza cíclica de los eventos – la organización (antes del evento), la ejecución (el evento) y el seguimiento (después del evento)- significará que tendrás que concentrarte en diferentes áreas dependiendo de en que fase del proceso te encuentres.

Deberás pasar gran parte de tu tiempo en contacto con distintas personas y organizaciones, desde proveedores hasta patrocinadores, para entender mejor sus necesidades, asegurar sus servicios y mantenerlos al corriente.

En el periodo previo al evento, tienes que organizar licencias, gestionar la seguridad y cubrir otros requisitos legales. Estar preparado para cualquier cosa es una parte muy importante de las habilidades de un planificador de eventos.

Además , no olvides la importancia de promover tu evento y hablar con tus asistentes a través de un blog, newsletter y redes sociales.

Para que todo salga perfecto tendrás que dedicar un esfuerzo importante a  la creación de una estrategia de marketing y, después del evento, al seguimiento de su éxito. El dinero que inviertas en llamar la atención sobre tu evento formará una parte importante de tu presupuesto. Ese es otro factor prioritario para cualquier planificador de eventos eficaz.

Consejos para planificadores de eventos

Para tener éxito en la organización de eventos se basa en el dominio de algunos trucos y consejos sencillos:

  • Investiga el mercado de tu evento con cada nueva edición
    Aunque funcionara el año pasado, mantener tus eventos al día seguirá dependiendo de tu habilidad para encontrar ideas creativas y para contactar con gente nueva. Mantente al tanto de las novedades del sector, productos y servicios nuevos y de lo que tus competidores estén haciendo para detectar las tendencias del mañana y mantenerte en vanguardia. 
  • Escribe una lista con tus necesidades
    Suena sencillo, pero anotar todo lo que hay que hacer te ayudará a establecer prioridades y plazos realistas. Consulta nuestra
    lista de planificación de eventos definitiva para asegurarte de que no te falte nada.
  • Explora a fondo tus datos
    ¿Hubo un post que ayudó a impulsar la venta de entradas? ¿Desde dónde viajaron los asistentes para llegar a tu evento? ¿Quedó satisfecha la gente con el lugar de celebración? Desde métricas de redes sociales hasta el análisis de sitios web, puedes aprender mucho de tus datos. Eventbrite ofrece una gran ayuda la hora de compilar informes llenos de conocimientos prácticos para tomar buenas decisiones, ¡aprovéchalos!.
  •  Pide feedback a tus asistentes
    Obtén aún más información enviando encuestas a los asistentes de tu evento. Con plataformas como Survey Monkey tienes
    plantillas para diversos eventos o tienes la opción de crear tu propia encuesta personalizada. No te olvides de pedir sus opiniones a los proveedores y vendedores, también tendrán cosas interesantes que decirte.

Un planificador de eventos eficaz es paciente, proactivo y productivo, pero lo más importante es que sea apasionado. Empieza tu carrera de gestión de eventos hoy mismo con consejos útiles para todo el proceso desde el blog de Eventbrite.