Antes de comenzar a organizar un concierto hay que buscar respuesta a varias preguntas importantes: ¿Cómo hago el contrato con el artista o cómo alquilo la sala? ¿Cuándo pongo las entradas a la venta? ¿Cómo promociono el concierto?
Para contestarte, debes tener una planificación estratégica y poner en práctica estas tareas clave.

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Cómo organizar un concierto

Cómo organizar un concierto: El booking

La contratación del artista (en inglés, booking) es la parte principal de la organización de un concierto, ya que es el corazón del evento. La mayoría de las bandas cuentan con una agencia de contratación o un mánager que hace también las funciones de booker. Una forma rápida de saber a quién dirigirse es mirar en los perfiles de redes sociales, ya que suelen poner sus datos de contacto.

Contactes con quien contactes, recuerda enviar toda la información relevante del concierto: lugar, aforo estimado, si habrá teloneros, si dispones de backline… en definitiva, da todas las pistas necesarias para que los agentes del artista te envíen una cotización lo más ajustada posible.

A la hora de empezar la negociación, ten en cuenta que no es lo mismo querer contratar artistas nacionales que extranjeros, ya que los gastos se pueden disparar con los traslados, dietas, alojamiento, o conexiones con otras ciudades.

Hay dos temporadas fuertes de conciertos: entre octubre y noviembre y de febrero a mayo. Recuerda que muchos artistas están en verano de gira por distintos festivales, así que es más difícil contratarlos en esas fechas.

Cómo organizar un concierto: La producción

La producción del evento se divide en varias partes:

1. La pre-producción, que se desarrolla en paralelo a la contratación. Aquí se incluyen las conversaciones con la sala donde desarrollarás el evento sobre aforo, precio de alquiler, requisitos técnicos, backline, o el personal necesario.
2. La producción artística, que es todo lo que tiene que ver con la gestión de la banda. Hospitality (que los artistas tengan lo que necesitan), información de cómo llegar al recinto y en definitiva toda la información que suele venir en la hoja de ruta.
3. La producción técnica, es decir, todo lo relativo a backline, sonido, luces… en definitiva, lo que viene determinado por el rider técnico.

Cómo organizar un concierto: El ticketing

Es tan importante decidir cuándo poner las entradas a la venta, como por cuánto dinero las venderás. Recuerda que los precios promocionales funcionan muy bien, y que si tu periodo de preventa es largo, puedes aprovechar la estrategia de precios escalonados o la venta anticipada de entradas.

Cómo organizar un concierto: La promoción

En un concierto pequeño o mediano, lo normal es que te ocupes tú mismo de la promoción, publicando el evento en las redes sociales o repartiendo flyers. Un flyer repartido en un concierto muy afín al que estás organizando suele funcionar y su coste no es elevado.

Cómo organizar un concierto: Las operaciones

El control de las operaciones es clave para saber cómo organizar un concierto rentable. La gestión de los recursos – personal, presupuesto, tiempo – es fundamental para conseguir una buena producción. Hace tiempo que os compartimos una plantilla para calcular en break even de un concierto (es decir: el punto en que no ganas, pero tampoco pierdes dinero.)

Cómo rentabilizar un concierto: Patrocinios

Debes pensar en otras formas de rentabilizar tu concierto más allá de la venta de entradas. Para una promotora mediana, con varios conciertos a lo largo del año, lo habitual es hablar con marcas relacionadas con el mundo de la música en directo, como cervezas o marcas de instrumentos musicales. Si lo que estás montando es algo grande, puedes hablar con casi cualquier empresa que quiera relacionarse a la música, para ello deberás preparar un buen dossier de patrocinio que recoja los puntos fuertes de tu proyecto y te ayude a conseguir y mantener el apoyo de patrocinadores.

En definitiva, y como habrás podido descubrir con este artículo, la clave de cómo organizar un concierto está en la multitarea. Si tienes dudas y te gustaría organizar tu evento con Eventbrite, contacta con nuestro equipo de profesionales.

Descárgate esta guía con un Modelo de organización de eventos para obtener más información y tener todos los conocimientos que necesitas para acercarte al éxito en la organización de tu evento.