Organizar una conferencia no es tarea fácil, lo sabemos. Hay que tener presentes elementos como quién es tu audiencia, a qué hora es la ponencia, a qué sector va dirigido o cuál es el objetivo que quieres alcanzar. Para ayudarte a ser o encontrar el mejor ponente, Susannah Shattuck, Responsable de Marketing de Contenido en Prezi, te facilita estos 10 consejos para que sepas cómo organizar una conferencia de éxito.

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Cómo organizar una conferencia de éxito

Una de las partes más importantes del proceso de planificación de un evento profesional consiste en asegurar la participación de los mejores ponentes para que tus asistentes quieran repetir sin dudar un año más.

¿Qué detalles debes controlar para que los ponentes estén cómodos contigo y con el evento que organizas? Sigue estos 10 pasos y sabrás cómo hacer una conferencia exitosa.

1. Prepara el evento teniendo en cuenta al público objetivo

Antes de contactar con los mejores ponentes para que participen en tu evento, necesitas tener una idea clara de qué temas serán atractivos para los asistentes.

El éxito a la hora de encontrar un gran ponente no está en elegir nombres “famosos”, si no en localizar la gente idónea para el evento y tu público. ¿Cómo puedes saber a quién quiere escuchar tu público objetivo? Pregunta a tus asistentes con encuestas post-evento (te pueden dar información útil para nuevas ediciones) o a través de newsletters y redes sociales. Conocer a tus asistentes es fundamental.

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2. Proporciona un manual a los ponentes

En cuanto tengas una lista completa de ponentes, empieza a comunicarte con ellos para que sepan qué pueden aportar a tu evento profesional. Lo más práctico es crear un manual para conferenciantes con las pautas clave que pides a tus participantes y que puedes entregarles con antelación.

Entre las cosas que puedes incluir en el manual están:

  • Datos demográficos sobre el público objetivo que asistirá a tu evento
  • Descripción de la ubicación en la que se organiza el evento donde se muestren los posibles requisitos técnicos o limitaciones.
  • Listado con las biografías de los ponentes y temas de las conferencias que habrá en tu evento.
  • Información sobre alojamiento y transporte que los ponentes deberían conocer de antemano.


    3. Comprueba que los ponentes tienen presente tu evento

Uno de los mayores errores como organizador de conferencias es esperar hasta el último momento para asegurarte de que los ponentes tienen en agenda tu evento y disponen de todo lo necesario para hacer bien su trabajo.

Un par de meses antes de la conferencia ponte en contacto con los participantes para asegurarte de que tienen en mente tu evento y que todos los detalles del viaje y alojamiento están reservados sin problema.

Cuando queden pocas semanas para tu evento profesional, habla con cada ponente sobre su presentación. Asegúrate de que tengan temas o enfoques distintivos y que las conferencias sean variadas y de calidad. No hay nada peor que darse cuenta de que el conferenciante que te precede está mencionando los puntos principales de tu presentación, ¡evita este gran error!

4. No interfieras en el contenido de las conferencias

Para completar el punto anterior añadimos que es importante dejar que los conferenciantes desarrollen el contenido de sus ponencias con libertad.

No dudes en dar tu opinión sobre títulos o sinopsis, pero no interfieras en el contenido de las conferencias. Seguramente los ponentes ya han presentado con anterioridad el tema que llevan a tu evento, así que debes tener confianza en su profesionalidad.

5. Facilita datos a tus ponentes

Un par de semanas antes del evento, conviene dar al conferenciante una idea aproximada de la cantidad de público asistente. Los ponentes organizarán mejor sus ponencias si saben la dimensión del espacio donde darán su conferencia y la cantidad de público que asistirá.

Si es poco, podrán interactuar de otra manera. Si es mucho, deberán utilizar otros recursos. Cuanta más información tenga el ponente, mejor adaptará sus palabras.

6. Incluye descansos en el programa de tu evento profesional

Este punto es algo que tanto los ponentes como el público asistente te agradecerán. A nadie le gustan las conferencias tan saturadas de ponencias, debates y sesiones de networking que no quede tiempo para ir a comprarse un bocadillo. Organiza tu evento profesional con equilibrio.

Cuando estés preparando el programa de conferencias, asegúrate de incluir tiempo para descansar entre una sesión y la siguiente. También debes tener en cuenta el hecho de que, según el tamaño del lugar, pueden transcurrir al menos diez minutos mientras un grupo de asistentes desaloja el espacio y el grupo siguiente se acomoda para la próxima presentación.

Si tu evento está lleno de actividades que se suceden sin descanso, aumenta el riesgo de que se produzcan retrasos en las ponencias y que los asistentes tengan que decidir perderse alguna.

Incluye en el programa tiempos para descansar y facilita espacios donde los asistentes y ponentes puedan relajarse entre las distintas conferencias.

7. Aloja a los conferenciantes cerca del evento

Esto se conecta con el punto tres: haz todo lo posible para facilitar las cuestiones logísticas a los ponentes.

Si tu evento profesional se celebra en un hotel, lo ideal sería alojar en él a los conferenciantes.  Otra opción es alojar a tus ponentes en hoteles cercanos que no disten mucho tiempo del lugar donde se darán las charlas.

En el caso de que los ponentes deban coger transporte debes facilitarles las opciones: coche o transporte público, pero entrégales toda la información que necesitan.

8. Facilita el soporte técnico a tus ponentes

Un pequeño fallo técnico puede arruinar una gran presentación. Los ponentes expertos saben cómo afrontar problemas técnicos improvisados, pero es importante evitar estas situaciones con una previsión técnica que reste oportunidades para el error.

Antes de comenzar el evento haz un ensayo para comprobar que todo el equipo técnico funciona bien y pide a los ponentes que lleguen con tiempo a sus ponencias para probar los dispositivos electrónicos.

Si hay algún problema, es preferible darse cuenta con horas de margen, en lugar de minutos antes de la conferencia.

9. Comparte los resultados en redes sociales

En la actualidad, gran parte de las conexiones profesionales y el intercambio de ideas que contribuyen al éxito de las conferencias tienen lugar online. Los asistentes hablarán de tu evento en redes sociales, por eso te conviene aprovechar estos altavoces digitales para sacarle el máximo partido a tu evento y vender el mayor número de entradas.

Una forma de tener controlado todo lo que dicen sobre tu evento en redes sociales es crear un hashtag e incitar a ponentes y público para que lo utilicen cuando suban algún contenido a sus redes sociales.

También deberías mencionar a los ponentes en tus redes sociales antes de las conferencias, porque apreciarán el reconocimiento y el público se mostrará más interesado.

10. Sigue en contacto con tus ponentes y comparte el feedback de los asistentes

El evento ha finalizado y ha salido de maravilla. Después de todos tus esfuerzos para planificarlo, seguro que te apetece apagar el ordenador y tomarte un mes de vacaciones en una isla tropical, pero no…hay una última tarea: recoger y compartir el feedback de tus asistentes.

Antes de este último paso deberías comunicarte con cada uno de los ponentes para comunicarles el éxito de tu evento y agradecerles su participación. Y, como te decíamos, una vez que tengas recopiladas las opiniones de tus asistentes, compártelas con los ponentes.

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