Según la RAE, un congreso es una “conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc, se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas.” Hay tantos tipos de congresos como profesiones podemos contar. ¿Te imaginas el potencial de este tipo de eventos?

Si has decidido organizar un congreso debes tener una cosa clara: el éxito de tu evento recaerá en actividades clave en la organización de eventos profesionales, sobre la planificación y buena ejecución.

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Cómo organizar un congreso

Pasos para organizar un congreso

1. Selecciona tu público objetivo. Hay un sinfín de tipos de congresos y la competencia es dura. Busca un público que tenga la necesidad de tener su propio congreso y aún no hay un competidor fuerte en el mercado. Define bien cómo es ese público porque te ayudará con el resto de tareas.

2. Busca los ponentes y programa la agenda teniendo en cuenta los asistentes que esperas captar. Esto es fundamental, una de las piezas angulares de tu evento. Para buscar ponentes tienes varias alternativas:

  • Audiense (antiguo SocialBro) es una herramienta de analítica y monitorización; tienen un motor de búsqueda de personas muy interesante. Puedes filtrar por palabra clave en la bio de un usuario (por ejemplo: “experto en inbound marketing”), te devuelve los resultados por número de seguidores, lo que te puede ayudar a hacerte una idea de su nivel de influencia.
  • Linkedin: la red social profesional por antonomasia tiene un potente buscador que también puede ayudarte a encontrar tu ponente ideal. Además, podrás ver su experiencia y sus contactos.
  • Agencias de ponentes. Al igual que para los conciertos existen las agencias de booking, para los congresos profesionales también hay consultoras profesionales que buscan al ponente perfecto.
  • Tus propios contactos. Aprovecha tu propia red de contactos para localizar al ponente perfecto para tu congreso profesional.

3. Cuando tengas claro fecha y sitio, pon tus entradas a la venta y gestiona tus acreditaciones. Eventbrite, como tu socio de ticketing, puede ser de gran ayuda al poner a tu disposición varias vías para generar la acreditación de los asistentes que tú elijas.

4. Promociona tu evento entre tu público objetivo. Lo bueno de haber definido tu target desde el principio es que sabes dónde poner todos tus esfuerzos en promoción. Puedes enviar nota de prensa entre los medios del sector, hacer publicidad en Facebook Ads, utilizar Linkedin… y aprovechar las acciones promocionales de tu partner de ticketing.

5. Cuida todos los detalles de producción de tu evento. Piensa en todas las necesidades que tendrás el día de tu evento: equipos de imagen, sonido, conexión a Internet, catering o coffee break.

6. El día del evento agiliza el control de accesos y aprovecha todo el feedback de los asistentes para futuras ocasiones.

El movimiento se demuestra andando, así que crea tu primer evento con Eventbrite, donde podrás disfrutar de la multitud de aplicaciones que abren posibilidades y facilitan la vida con Eventbrite Spectrum, ¿quieres saber más? ¡Únete!