Como todo organizador de eventos profesional sabe, hay ciertos aspectos impredecibles que pueden influir directamente en tu evento a pesar de una buena planificación, tales como o el tiempo, la caída de un artista del cartel, la cancelación de la reserva del recinto elegido o una pandemia global como la que afrontamos ahora mismo. Contar con un plan de contingencia puede ayudarte a decidir tus siguientes pasos cuando algún contratiempo afecte a tu evento, pero ¿qué pasa si no lo tienes?

La clave está en intentar adaptarse a la situación, una habilidad que para los organizadores de eventos es incluso más útil que los conocimientos y la experiencia. Con la cantidad de opciones disponibles en cuanto a formatos digitales, podrás afrontar cualquier reto de una forma más sencilla. Algunos lo llaman retransmisión en directo; otros seminario web o evento virtual. Independientemente del nombre, lo que importa es satisfacer las expectativas de los asistentes o, aún mejor, superarlas. Sigue leyendo este artículo y sabrás cómo conseguirlo.

Mira el lado positivo de los eventos en línea

El formato online no solo protege tu evento ante circunstancias externas, sino que también te ofrece ventajas directas:

  • Podrás ofrecer el evento a más personas
  • Ahorrarás en gastos de viajes, proveedores y recintos
  • Contarás con chats y otras herramientas sociales para que la conversación no decaiga

Decide si tu evento es apto para un público virtual

Puede que lo que funciona bien en un entorno tradicional no termine de encajar en el mundo digital. Sin embargo, eso no significa que tu taller, clase o seminario vaya a ser peor, ya que se puede ofrecer una experiencia de calidad mediante cualquier formato.

Un concierto o una actuación en directo son perfectos como experiencia digital, porque amplían el alcance del evento, eliminan los límites físicos y hacen que los asistentes en línea sientan que están participando plenamente.

Por el contrario, un taller en el que fuera necesario que los asistentes usaran materiales físicos que no tienen no funcionaría.

Los eventos que normalmente son foros de discusión o de liderazgo, como por ejemplo un pleno municipal sobre cómo reducir la brecha salarial entre hombres y mujeres, podrían aportar un valor similar en un formato online. Y no te preocupes por la posibilidad de perder las ventajas que ofrece el networking. Al animar a los participantes a que hagan comentarios y usen la sección de chat, estás poniendo a su disposición un espacio en el que interactuar, compartir ideas y charlar sobre el evento en tiempo real.

Elige la tecnología adecuada

Tendrás que decidir en qué plataforma vas a retransmitir el evento o presentación en línea. Si quieres mostrar la decoración y el ambiente del recinto o la actuación de un artista, lo más adecuado es un servicio de reproducción de vídeo como Facebook Live.

Otras veces, necesitarás usar una herramienta que dé prioridad a la participación de los asistentes al evento. Para este formato te recomendamos Zoom, que te permite:

  • Integrarlo con otras plataformas, como Facebook y YouTube
  • Fomentar la interacción con los participantes mediante las funciones de chat y la posibilidad de hacer encuestas
  • Incluir la opción de que los asistentes pidan la palabra y poder comprobar el interés que despierta el contenido

Por supuesto, si quieres que la experiencia de registro y venta de entradas funcione a la perfección, necesitarás una plataforma avanzada con la que puedas crear una estrategia de precios y ofrecer distintos tipos de entradas. Con plataformas modernas de registro y venta de entradas como Eventbrite, podrás promocionar tu evento en línea fácilmente gracias a las integraciones de registro y marketing para Facebook e Instagram.

No escatimes en el equipo técnico

La experiencia audiovisual es clave para que los asistentes al evento se sientan como si estuvieran allí realmente. Aquí tienes una pequeña lista de aspectos que debes tener en cuenta para garantizar la participación del público:

  • Prueba el vídeo y el audio antes del evento: así podrás arreglar cualquier problema antes de que afecte a la experiencia de los asistentes.
  • Utiliza una cámara y un micrófono de buena calidad: seguro que la cámara de tu ordenador te sirve, pero es importante que pienses en el público. La gente asiste a eventos y reuniones en directo porque ofrecen una experiencia envolvente. Así que invierte en una cámara y un micrófono de calidad para aparecer en sus pantallas de manera clara y nítida.
  • Asegúrate de contar con una buena conexión: es muy frustrante que, debido a la inestabilidad de la wifi, la música en directo se corte cada 3 minutos. Internet por cable siempre ofrece una mejor calidad, o de lo contrario asegúrate de que tu conexión wifi funcione bien.

Perfecciona tus técnicas de presentación

Puede que seas un gran maestro de ceremonias, pero dirigirte al público que tienes delante es bastante distinto a conseguir la atención de unos asistentes digitales. Apúntate estas tácticas para mantener su atención:

  • Mira a la cámara: así recrearás el efecto que causa el contacto visual en un evento presencial. Estudia las reacciones mirando a la pantalla, pero altérnalo con mirar a la cámara para que el público sienta que te diriges directamente a él.
  • Usa herramientas de participación: cuando resulte apropiado, comparte la pantalla, comenta el contenido compartido, haz encuestas y pide opiniones en el chat.

Gestiona los aspectos logísticos de virtualizar tu evento (para organizadores de Eventbrite)

Ahora que ya sabes cómo organizar un evento en línea a la altura de los presenciales y cómo cautivar a los asistentes, echa un vistazo a algunos de los aspectos logísticos que tendrás que gestionar al hacer este cambio:

Virtualiza tu evento:

Sigue estos pasos para cambiar la dirección física de tu evento por una virtual.

  • Haz clic en tu evento en el menú “Gestionar eventos” en tu cuenta.
  • Accede a “Información básica” en el Panel de control del evento.
  • Selecciona el icono del lápiz junto a la ubicación del evento.
  • Haz clic en el menú desplegable “Lugar” y selecciona “Evento en línea”. Sigue estos pasos para crear la página del evento virtual.

Hay un par de pasos adicionales que debes tener en cuenta al cambiar de un evento presencial a uno virtual:

  • Asegúrate de comunicar los cambios a los asistentes.
  • Al cambiar la ubicación de una dirección física a una online, Eventbrite no enviará el enlace para el evento a los asistentes. Puedes incluirlo en el correo electrónico que envíes a los asistentes o enviarlo en otro momento.

Conclusión

Organizar un buen evento en línea no es tarea fácil, pero con estos consejos y tu capacidad de adaptación, podrás ofrecer a los asistentes una experiencia por la que merezca la pena pagar.

 

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