Cómo organizar un evento TEDx en 10 pasos

¿Qué significa TED? Esta puede haber sido una de tus primeras preguntas al ver el título del artículo, así que vamos a empezar resolviendo las dudas básicas. TED es una plataforma de conferencias sobre Tecnología, Entretenimiento y Diseño, tres grandes sectores que ocupan algunas de las mejores conferencias profesionales y que son las piezas clave del mundo en que vivimos hoy en día.

La plataforma TED distribuye de manera gratuita en internet el contenido impartido por profesionales de las áreas antes mencionadas.

Y ahora, vamos a ver qué debe tener un evento TEDx para seducir a los asistentes.

Cómo organizar un evento TEDx en 10 pasos

¿Qué son los eventos TEDx?

Dentro de los eventos TEDx puedes organizar desde una conferencia hasta un acto universitario, pasando por una breve charla en tu empresa o una reunión para grupos concretos. El objetivo principal de este tipo de eventos es servir de inspiración y provocar nuevas ideas tanto en el público como entre los ponentes, que participan de manera gratuita.

Los eventos TEDx son sin ánimo de lucro , así que el componente emocional que mueve a los participantes es una de sus características principales. 

Y ahora sí, ¿cómo se organiza un evento TEDx?

Paso 1: Elige un formato para tu evento

La plataforma TED ofrece una gran variedad de formatos para elegir y tu elección dependerá del tipo de organización o empresa que representes. También debes valorar cuál es tu presupuesto (los ponentes participan gratis, pero debes pagar al recinto o al catering, por ejemplo) y con cuántas personas puedes contar.

Eventos estándar

Estos eventos tienen hasta 100 invitados, cubren una gran variedad de temas y tienen un duración de entre dos horas a un día. Las entradas pueden tener un precio de hasta 90 euros cada una. 

Eventos universitarios

Se celebran en una universidad y los organizan los propios estudiantes o los empleados para poner en común las innovaciones e ideas creadas por el centro.

Eventos juveniles

Organizados por o para niños. Los solicitantes menores de 18 años deben contar con un co-organizador adulto.

Eventos sobre educación

Educadores, estudiantes o administradores, entre otros, se reúnen para discutir el futuro de la educación.

Eventos TEDxLive

Un grupo de personas se reúne para ver la conferencia TED oficial retransmitida en directo a través de Internet. No hay límite de participantes.

Eventos TEDxWomen

Se organizan en torno a las conferencias TEDWomen oficiales con al menos una sesión retransmitida. La entrada es gratuita o una tarifa reducida si hay oradores en directo.

Eventos de negocios

Los organizadores y participantes son los propios empleados de una empresa y su propósito es intercambiar ideas clave para el objetivo y los valores de dicha empresa. Se paga un canon por la licencia.

Eventos internos

Para organizaciones sin ánimo de lucro, organismos gubernamentales y hospitales con el fin de promover el intercambio interno de ideas y la colaboración entre distintos sectores. Son eventos gratuitos, solo para empleados.

Eventos de biblioteca

Organizados por empleados de bibliotecas locales. Suelen realizarse de manera semanal o mensual.

Paso 2: Crea el programa del evento

Antes de ponerte en contacto con TED para solicitar una licencia, deberás elaborar una propuesta de programa para el evento y ponerle un nombre. Infórmate de las nuevas investigaciones, innovaciones, teorías, problemas y soluciones que sean de interés en tu comunidad local. Lo ideal sería que el tema que elijas no se haya presentado antes en ninguna charla o evento TEDx.

Para este paso todavía no necesitas la confirmación de tu ponente, pero TED te pedirá al menos tres ejemplos de ideas para charlas que te gustaría organizar. Las charlas deben ser variadas y no es necesario que estén relacionadas. 

También debes planificar los vídeos de charlas TED relacionadas con el tema escogido porque en los eventos que duran menos de medio día, se deben visualizar dos vídeos  y para eventos más largos, el 25 % de toda la serie de charlas deben ser vídeos oficiales TED.

IMPORTANTE:  Los eventos TEDx no deben organizarse para promover creencias espirituales o religiosas, objetivos políticos, o promocionar productos comerciales.

Paso 3: Solicita una licencia TEDx

Solo puedes solicitar una licencia cada vez. Siempre debe estar vinculada a un lugar claramente definido (TEDxMadrid o TEDxBerlin). TED también exige que vivas en la ciudad para la que estás solicitando una licencia.

Debes registrarse con tiempo, ya que se puede tardar hasta ocho semanas en aprobar tu solicitud. Una vez que hayas obtenido la licencia, tendrás doce meses para organizar el evento.

TED considera que se necesita un mínimo de tres meses de planificación para organizar un evento TEDx, pero te recomendamos que empieces mucho antes. Lo ideal es tener un plazo de nueve a doce meses para organizar un evento de este tipo.

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Paso 4: Forma tu equipo

Cuenta a tus amigos, familiares y compañeros de trabajo que estás organizando un evento TEDx y pregunta a quién le gustaría participar. Además, en el directorio de la comunidad TED puedes buscar miembros locales que puedan ayudarte.

Cada persona de tu equipo debe tener un rol asignado que coincida con sus capacidades. Los miembros del equipo a menudo asumen más de un rol en función del tamaño del evento. Solo debes asegurarte de que puedan llevar a cabo todas las tareas que les asignas.

Paso 5: Elige el lugar y el branding del evento

Según TED, las mejores ubicaciones para eventos TEDx con 100 o menos invitados son los recintos sencillos y acogedores. ¿Conoces algún viejo cine, un pequeño teatro, o una galería de arte? 

Lugar del evento

El lugar que elijas para el evento debería cumplir los siguientes requisitos:

  •     Posibilidad de proyectar y ver vídeos
  •     Un escenario para el moderador y los ponentes
  •     Un espacio donde montar un bar o catering
  •     Aseos ubicados de manera estratégica
  •     Un espacio abierto que puedas usar como área de exposición para materiales promocionales 
  •     Un “backstage” para los ponentes y tu equipo
  •     Sala de reuniones para comidas patrocinadas y otros eventos

Branding del evento

En todos los escenarios debe verse el logotipo TEDx oficial con el nombre completo del evento. Utiliza “decorados” originales y elementos visuales para presentar tu región, ciudad o cultura local.  TED también exige que el evento sea lo más ecológico posible.

Paso 6: Confirma la asistencia de los ponentes

Puedes llevar un máximo de 18 ponentes con una charla de 18 minutos cada uno. Las conferencias pueden tratar un asunto de gran importancia en todo el mundo, un tema local pero interesante, una pregunta que nadie se atreve a plantear, o cuestiones científicas que susciten curiosidad. También puedes organizar una representación artística o una conferencia de 18 minutos de un artista sobre su obra.

Los ponentes de TEDx no cobran por su participación y no se les permite promocionarse a sí mismos ni a sus productos en el escenario (a menos que se les haya pedido específicamente que hablen de ellos, por ejemplo si presentan un libro). Los patrocinadores no pueden ser ponentes y tú, como organizador, tampoco.

Paso 7: Elabora un presupuesto estimado

Un evento TEDx no se debe organizar para ganar dinero, ni siquiera para recaudar dinero para una organización benéfica. Puedes cobrar por las entradas (hasta 90 euros por persona para la mayoría de los tipos de eventos) pero solo con el fin de cubrir gastos y el dinero que obtengas como beneficio debe destinarse a la organización de los próximos eventos.

Por supuesto, puedes buscar patrocinadores que te ayuden a financiar ciertas partidas de gastos, como la ubicación del evento, el catering y los aspectos técnicos. TEDx sugiere buscar patrocinadores en especie y las empresas con las que ya existe una relación pueden ofrecer productos o servicios a los organizadores de TEDx de forma gratuita.

 Se debe alentar a estos socios a que sean lo más creativos posible para que se involucren de manera natural en el evento.

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Paso 8: Promociona tu evento TEDx

Para promocionar tu evento TEDx puedes tener una página en TED.com y vender las entradas a través de Eventbrite.

También debes crear un sitio web oficial para tu evento y páginas en las redes sociales

En la fase previa a tu evento, TED te recomienda crear un blog en el que anticipes parte del contenido de tu evento y presentes a los ponentes. Además, puedes enviar mensajes de correo electrónico con una cierta frecuencia a los invitados para mantener vivo su interés por el evento.

Descarga la guía sobre redes sociales para eventos

Paso 9: Organiza documentación fotográfica y audiovisual de tu evento

Un elemento importante de cualquier evento TEDx es la accesibilidad al contenido después del evento, por lo que es crucial grabar y compartir lo que sucede durante la jornada. La transmisión en directo es una excelente manera de ampliar el alcance de tu evento. Utiliza Facebook Live, YouTube Live o el propio canal de transmisión en directo de TED.

Tan pronto como se hayan editado los vídeos de las charlas de tus ponentes, debes subir las charlas al canal TEDx de YouTube. También debes preparar un plan de marketing para promocionar los vídeos después del evento.

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Paso 10: Envía una encuesta después del evento

La plataforma TED pide que envíes una encuesta a los participantes al evento TEDx durante las 48 horas posteriores a la finalización del evento. Recibirás los resultados en formato PDF cuatro semanas después de enviar la encuesta. Los resultados se basan en el sistema Net Promoter Score, por lo que puedes comparar fácilmente el éxito de tu evento TEDx con otros.

Cuando todo haya terminado, puedes solicitar una ampliación del evento. TED revisará los resultados de tu evento y decidirá si se te otorga una licencia por segunda vez.

 

Al organizar un evento TEDx puedes beneficiarte del uso de una marca de prestigio que te ayude a atraer a ponentes interesantes, un público entregado y patrocinadores entusiastas. Y recuerda:  los eventos TEDx no están pensados para generar ingresos, sino para hacer que el conocimiento esté disponible de manera gratuita… y para divertirse, un componente esencial que debes poner en práctica en todo momento durante la organización.

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Sobre el autor

Iduna Ruiz

Iduna Ruiz es periodista y redactora de contenidos B2B en Eventbrite. La información cultural es su especialidad, pero la curiosidad y las ganas de aprender le han llevado a escribir artículos de temáticas muy diversas. Fuera del trabajo la puedes encontrar disfrutando de una película, pintando, brindando con amigos o planeando su propio libro.

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