¿Has soñado con organizar tu propio festival de música? En Eventbrite hemos desarrollado un modelo de organización de eventos que se basa en el Business Model Canvas. Esta herramienta te permite visualizar todas las tareas que implica la organización de cualquier evento, incluso de un festival de música, y ver de manera práctica la relación que tienen entre sí.

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Cómo organizar un festival de música

Si quieres saber cómo organizar un festival de música, lo primero que tienes que tener claro es que implica muchas tareas y a veces es difícil mantenerlo todo bajo control. Por eso queremos compartir contigo la aplicación del modelo de organización de eventos aplicado a cómo organizar un evento de música.

1. Segmento de clientes: tu público

Para saber cómo organizar un festival de música, primero tienes que identificar quiénes son las personas a las que te diriges. En un festival sueles tener 3 segmentos de clientes principales o targets:

  • Los fans (asistentes al festival)
  • Las marcas o anunciantes
  • Las administraciones (ayuntamiento de la localidad que acoge el festival)Aunque es importante que identifiques estos tres segmentos, será el de asistentes el que te ayude a configurar muchas de las actividades del festival de música, por lo que es necesario que sepas cómo son (variables sociodemográficas) y qué les gusta.

2. La propuesta de valor: ¿qué le ofreces a cada segmento de clientes?

Ahora que sabes a quién te diriges ¿qué les vas a ofrecer? Los fans quieren divertirse y disfrutar de música en directo, y todo a un buen precio. Los anunciantes, por otro lado, quieren vincularse a eventos en directo que generan emociones y mucha afinidad con su marca, y por último, para las administraciones puede ser interesante que te vean como una fuente de ingresos indirectos para la localidad (turismo, restauración…)

3. Distribución: ¿cómo hago llegar a los asistentes mi propuesta de valor?

Si pensamos en un festival de música como un producto, éste tiene una peculiaridad: se trata de una experiencia intangible y como tal es imposible de “empaquetar” y vender por canales tradicionales de distribución. Pero hay algo que sirve para materializar esa experiencia intangible: la entrada.

¿A través de qué canales podrán tus asistentes comprar sus entradas? Para determinar una correcta estrategia de distribución tienes que pensar en cómo es tu target. Recuerda que para la gente mayor, los canales online aún no son mayoritarios, por tanto, puedes escoger varios canales de distribución: online (a través de un software de venta de entradas gratis como el nuestro) y offline, puntos físicos y venta de entradas en taquilla.

4. Relación con los clientes: ¿cómo conseguir que conozcan el festival?

Este punto del modelo de organización de tu evento se refiere a la estrategia de marketing y comunicación que sigues. Puedes aprovechar todo el potencial del marketing digital para eventos para maximizar las ventas y complementarlo con una estrategia de comunicación a medios para aumentar tu notoriedad.

5. Fuente de ingresos: ¿cómo vas a rentabilizar tu evento?

Además de saber cómo organizar un festival de música, es necesario que sepas cómo vas a rentabilizarlo. Suele haber 5 grandes fuentes de ingreso:

  1. La venta de entradas. Asegúrate de que sigues una estrategia de precios escalonados acorde con los valores de tu festival.
  2. Los patrocinios. Es importante identificar a las posibles marcas anunciantes en cada segmento de clientes y desarrollar un plan efectivo para conseguir y fidelizar patrocinadores.
  3. Subvenciones. Al igual que las marcas, las administraciones públicas también pueden ser una fuente de ingresos.
  4. Las barras. La organización de festivales de música suele quedarse con un tanto por ciento de los tickets que no se consumen en la barra. Si además se utiliza un sistema de pulseras RFID, este porcentaje aumenta de manera considerable.
  5. Merchandising. Hay festivales con auténticas legiones de fans que compran todo tipo de artículos con su marca, como camisetas, tazas, o chapas.

6. Actividades clave a la hora de organizar un festival de música

Si vas a organizar un festival, hazte a la idea de que te convertirás en mujer u hombre orquesta. Estas son algunas de las actividades clave que implica organizar un festival de música:

  • Booking: contratación de artistas
  • Producción: todo lo relativo al montaje del evento, desde transfers para artistas a la construcción de escenarios, equipos de sonido, o vallas de seguridad.
  • Control de accesos: Es imprescindible que organices bien la entrada al festival. Has de tener en cuenta el personal necesario, la configuración de los carriles, temas de seguridad y contar con una herramienta segura, rápida y fácil de usar como Eventbrite Organizador.

7. Recursos clave

A la hora de poner en marcha la organización de un festival de música, es necesario que enumeres todos los activos con los que cuentas y que te ayudarán a llevar a cabo tu evento: tu marca, base de datos de clientes anteriores, tu equipo, y recursos económicos disponibles.

8. Alianzas estratégicas

Es imposible organizar un festival de música sin contar con socios y proveedores. Identifícalos y ten siempre el contacto de una personas responsable.

9. Estructura de costes

Tienes que tener en cuenta que todas las actividades que hemos mencionado antes tienen un coste, a lo que hay que sumar las campañas de marketing y comunicación y, por supuesto, el coste de personal.

Esperamos haberte ayudado a saber cómo organizar un festival de música. Como has visto, hay muchas cosas que tienes que tener en mente. En Eventbrite nos encantará echarte una mano siempre que lo necesites, así que no dudes en visitar el centro de ayuda de Evenbrite.

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