Tienes planeado un espectáculo increíble, has preparado unos talleres muy interesantes con ponentes de renombre, o quizás has organizado un festival de música clásica con un repertorio fascinante. ¿Y ahora, qué? Si te planteas organizar una rueda de prensa debes saber cuáles son los puntos clave para que sea un éxito.

Descubre cómo planificar una rueda de prensa donde darás a conocer a los medios de comunicación tu gran proyecto. ¡Empezamos!

Cómo organizar una rueda de prensa

Elegir el lugar y la hora de la rueda de prensa

El primer paso de tu rueda de prensa perfecta es escoger el lugar y la hora adecuados.

No debes tener en cuenta solo tu propia agenda, sino también la jornada laboral de los periodistas invitados. Por ejemplo, los redactores deportivos suelen estar ocupados los fines de semana y agradecerían tener la cita entre semana.

La hora también desempeña un papel importante en la planificación: el mediodía o a primera hora de tarde suelen ser un buen momento.

¿Ya tienes fecha y hora? Entonces puedes ir pensando en el sitio donde vas a celebrar tu rueda de prensa. Lo ideal sería que no necesitaras reservar una sala de actos externa, sino que pudiera llevarse a cabo en tus instalaciones. De este modo te ahorras tener que buscar un espacio adecuado y los periodistas invitados pueden hacerse una idea de la filosofía de tu empresa.

¿No puedes realizar la rueda de prensa en tus instalaciones? En ese caso, te recomendamos que alquiles una sala de reuniones en un hotel de fácil acceso para los periodistas invitados.

Gestionar las invitaciones

Una vez que hayas decidido el lugar y la fecha, ha llegado el momento de enviar la convocatoria a los distintos medios. El momento perfecto para enviar la newsletter avisando del evento es aproximadamente 14 días antes de la fecha. Este mail debe incluir esta información relevante:

  •         Quién convoca la rueda de prensa y con qué motivo
  •         Fecha, día de la semana y hora de la rueda de prensa
  •         Lugar del evento con indicaciones para llegar
  •         Qué personas relacionadas con el evento van a estar presentes
  •        Persona de contacto para cuestiones organizativas

Proporciona la información justa para despertar la curiosidad de los periodistas y que si necesitan saber más vayan a la rueda de prensa que organizas o se pongan en contacto contigo.

Es también muy importante que en la invitación solicites a los periodistas que confirmen su asistencia para poder planificarte mejor.

Prepara el catering, dossier de prensa y otros materiales para la rueda de prensa

Debes encargar con antelación un pequeño catering para los periodistas que asistan a la rueda de prensa. Con tener un pequeño espacio con café y refrescos es suficiente, pero ten preparado algo para agradecer la asistencia.

Además de un catering, prepara un dossier para repartir a los periodistas con toda la información que darás en la rueda de prensa y un detalle que no debes pasar por alto:  letreros con los nombres de los oradores. De esta manera, los periodistas pueden dirigirse a todos los oradores directamente por su nombre y asignar las citas correctamente.

Cómo realizar el seguimiento de la rueda de prensa

En el caso de que algunos de los periodistas que habían confirmado su asistencia no hayan podido venir, puedes enviarles un comunicado de prensa detallado para que tengan toda la información necesaria para poder hacer una reseña sobre tu evento.

Y por último, pero no menos importante: realiza un seguimiento de los medios de comunicación en los días posteriores a la rueda de prensa para poder archivar las publicaciones donde mencionan tu evento o negocio.

Ahora que sabes cómo organizar y planificar una rueda de prensa para tu evento, puedes seguir aprendiendo consejos con nuestros artículos o el material gratuito con las claves para organizar y promocionar los mejores eventos y proyectos.

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