La pandemia global de enfermedad por Coronavirus está afectando seriamente al sector de los eventos en vivo y esta interrupción temporal de sus actividades es algo por lo que están pasando muchos organizadores. Por eso, queremos compartir algunas prácticas recomendadas para ayudar a nuestra comunidad a enfrentarse a esta situación sin precedentes.

Cada día, más y más organizadores están optando por posponer su evento en lugar de cancelarlo. Tomar esta decisión no solo te ayudará a mantener tu evento, sino que te proporcionará tiempo adicional para evaluar y planificar una experiencia aún mejor.

A continuación, te ofrecemos algunos consejos para posponer un evento sin perder el interés de los participantes:

1. Informa a tus proveedores del plan para posponer el evento

Al igual que con los asistentes, los contratos y relaciones con tus proveedores se van a ver afectados por el aplazamiento. Aunque lo más probable es que ya estén preparándose para el cambio de fecha, deberás comunicarlo rápidamente para encontrar alternativas que satisfagan a todas las partes.

Comienza por:

  • Tener en cuenta tus derechos y obligaciones para reprogramar o cancelar servicios: consulta tu contrato para determinar qué situaciones están cubiertas y las políticas  específicas de cada proveedor a la hora de posponer un evento.
  • Notificar la decisión lo antes posible: algunos proveedores de servicios solo permiten el aplazamiento durante un periodo concreto antes de la fecha de celebración. Generalmente, el tiempo mínimo son 24 horas, aunque lo aconsejable es notificarlo cuanto antes.
  • Consulta qué cubre tu seguro: si cuentas con un seguro para el evento, probablemente puedas recuperar algunos de los gastos derivados del aplazamiento.

2. Informa a tus socios, patrocinadores y ponentes

Los ponentes, artistas o encargados del patrocinio tendrán que hacer reajustes en el alojamiento, así que cuanto más rápido los ayudes a reubicarse, mejor.

Añade lo siguiente a tu lista de tareas:

  • Avisa de forma personal e inmediatamente a los patrocinadores, socios y ponentes que tienen programado desplazarse para el evento.
  • Analiza las posibilidades en cuanto a fechas alternativas con el fin de determinar el mejor momento para aplazarlo.
  • Pide ayuda para encontrar a otros socios/ponentes en el caso de que no puedan asistir por la nueva fecha del evento.

3. Anuncia el aplazamiento públicamente y de forma individual

Una vez que se ha detenido la venta de entradas, es el momento de proporcionar información actualizada a aquellos que ya las compraron. La rapidez y claridad con la que comuniques los cambios transmitirá tu compromiso con los asistentes e infundirá confianza en la empresa.

Asegúrate de incluir la siguiente información:

  • El motivo del aplazamiento
  • La nueva fecha del evento
  • Un enlace a la política de reembolso de tu empresa
  • Cómo contactar con atención al cliente

 

Consejos de expertos para organizadores de eventos de Eventbrite:

  • Sigue esta guía paso a paso para mantener tu evento publicado una vez aplazado.
  • Si utilizas Eventbrite Music, sigue las instrucciones de este artículo para cambiar de inmediato el estado del evento y hacer saber a los posibles asistentes que se ha aplazado.
  • Una política de reembolso firme te ayudará a afrontar los cambios con confianza y previsión. Si necesitas inspiración, consulta los requisitos de nuestra política de reembolso.

 

Puedes utilizar esta plantilla personalizable:

Estimado [NOMBRE DEL ASISTENTE]:

Debido a [AVISO LOCAL, REGIONAL O NACIONAL DEL GOBIERNO] relacionado con el reciente brote de coronavirus, hemos tomado la decisión de aplazar nuestro evento. El [NOMBRE DEL EVENTO] se pospondrá hasta el [NUEVA FECHA DEL EVENTO] y se celebrará en [NUEVA UBICACIÓN].

Pese a que somos conscientes de las molestias que puede ocasionar este aplazamiento, os animamos a seguir las instrucciones de la Organización Mundial de la Salud y de las autoridades sanitarias, y esperamos verte en nuestros futuros eventos.

Atentamente,

[FIRMA]

[DATOS DE CONTACTO]

 

Una vez que hayas redactado la notificación, anuncia el aplazamiento en todos los canales promocionales posibles, incluidos:

  • Correo electrónico: informa a todos los asistentes que hayan comprado entradas del aplazamiento del evento.
  • Plataformas de venta de entradas: si tu plataforma de venta de entradas incluye una función de mensajería para asistentes, utilízala como herramienta para comunicar la noticia de forma eficiente. Eventbrite ofrece un sistema de mensajería integrado en la plataforma que permite informar a los asistentes y programar comunicaciones por correo electrónico.
  • Publicaciones en redes sociales: presta especial atención al hashtag de tu evento en las redes sociales. Presta atención a las menciones y contacta por mensaje privado con los usuarios que tengan alguna queja.
  • Medios y Colaboradores: los medios y tus colaboradores te ayudan a alcanzar nuevas audiencias, y en este caso, también se pueden convertir en un canal eficaz para comunicar cambios y actualizaciones.

 

Consejo profesional para todos los organizadores de eventos:

Actúa según la urgencia de la situación. Si estás trabajando en el aplazamiento con un margen de tres días o menos, considera la posibilidad de enviar un texto masivo, además de comunicarte a través de canales sociales y correo electrónico. Un correo electrónico y una publicación en redes sociales serán suficientes para aplazamientos a largo plazo o con mayor antelación. Considera el potencial de nuestros medios colaboradores para informar del aplazamiento en un periodo determinado.

4. Actualiza la publicación del evento

Una vez hayas informado a tus asistentes y dejado claras las expectativas, actualiza la publicación de tu evento para reflejar todos los cambios. El aplazamiento puede costarte algunos asistentes, pero también te proporcionará tiempo adicional para vender más entradas para la próxima fecha.

Asegúrate de controlar el número de asistentes que han recibido un reembolso por la devolución de su entrada y las nuevas ventas para mantener al tanto a los servicios logísticos y poder estimar con exactitud la cantidad de asistentes que se esperan.

 

Consejo profesional para organizadores de eventos de Eventbrite:

Utiliza nuestra herramienta para cambiar la fecha y hora de inicio/finalización de la venta de entradas y agilizar el proceso al máximo.

 

5. Resume y publica algunas preguntas frecuentes

La forma más fácil de suavizar la reacción de los asistentes molestos por el aplazamiento es despejar cualquier confusión desde el primer momento, y mostrarles que estás al tanto de sus preocupaciones.

  • ¿Por qué se pospone el evento?
  • ¿Dónde está la información sobre el evento aplazado, incluidos los cambios de ubicación, la lista de ponentes, el número de entradas en venta, etc.?
  • ¿Cuáles son las medidas para ayudar a los proveedores, compradores, expositores y participantes del evento?
  • ¿Cuál es tu política de reembolso?
  • ¿Con quién deben contactar para obtener más información?

 

Consejo profesional para organizadores de eventos de Eventbrite:

Añade tu lista de preguntas frecuentes directamente en la página del evento de Eventbrite.

 

6. Involucra a los asistentes de forma virtual

Para maximizar la participación en la nueva fecha del evento, involucra al público online. Deberás asegurarte de que mantienes un flujo de comunicación constante para que no se olviden de las nuevas fechas y así, mantener vivo el interés a pesar del aplazamiento.

Las estrategias incluyen:

7. Resurge como el ave fénix

Aplazar el evento puede darte la oportunidad de mejorarlo para la nueva fecha. Deja fluir tu creatividad y piensa en formas de agradecer a los asistentes su fidelidad. Por ejemplo, plantéate:

  • Dar descuentos para el próximo evento a aquellos que se apuntaron antes de que se pospusiera
  • Ofrecer una bebida gratis a las personas que se inscribieron a pesar del cambio de fechas
  • Conceder asientos especiales a los asistentes más fieles para el próximo evento
  • Realizar una colaboración con los patrocinadores para ofrecer bolsas de regalo VIP a las personas afectadas por el cambio

Recuerda…

Rodearse de otras personas es algo innato en el ser humano. Ya sea para una presentación en vivo de nuestro artista musical favorito o para hacer contactos con otros profesionales del sector, los eventos juegan un papel crucial en nuestro sentido de pertenencia.

Cuando las circunstancias externas te obligan a posponerlo, recuerda que tu evento es el motivo por el que muchas personas quieren congregarse y socializar. Y que tu pasión, dedicación y habilidades como organizador de eventos contribuirán a la cohesión de tu comunidad.

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