La pandemia del coronavirus ha trastocado totalmente la vida de los organizadores de eventos. Sin embargo, debemos recordar que esta situación terminará por solucionarse. Pese a que en la mayor parte del mundo se hayan impuesto medidas de distanciamiento social y aislamiento de la población, es importante ver el lado positivo de las cosas, ya que esto también te aporta más tiempo para preparar tu estrategia de marketing de cara a los eventos que vas a celebrar en el futuro.

Empieza a preparar tu estrategia de marketing

Tener una estrategia de marketing clara es importantísimo para dar a conocer tu evento. Básicamente, debes asegurarte de que el público se entere de qué estás organizando y cuándo va a tener lugar. Esta es la fase inicial del proceso conocido como embudo de marketing o marketing funnel. Si todo va bien, al oír hablar de tu evento, tus clientes potenciales seguirán avanzando a lo largo del proceso. Irán conociendo mejor tu marca hasta que lleguen al punto de decidir si compran una entrada.

Ahora mismo, tienes un amplio margen de tiempo antes que tu evento se celebre. Y, aunque no hay dos iguales, sí que hay varias tácticas de promoción que utilizan todos los organizadores de renombre. Te proponemos dividir tu estrategia en cuatro partes:

  • Etapa previa: es el periodo en el que debes contactar con tus socios y anunciar el evento en las redes sociales.
  • Lanzamiento: es la presentación oficial del evento e implica emitir comunicados de prensa y anunciar acuerdos de colaboración con tus socios.
  • Marketing del día a día: se refiere a las comunicaciones frecuentes que se establecen con los asistentes hasta que se celebra el evento.
  • Última llamada: es el último impulso para captar a tantos participantes como sea posible.

Una vez creada la estructura, sigue estos consejos para desarrollarla.

Ofrece descuentos por compra anticipada

Aumentar el precio de las entradas a medida que se vaya acercando el evento puede ser un buen incentivo para que el público se apunte a él más pronto que tarde. Así podrás empezar a trabajar con el capital que obtengas y demostrar a tus patrocinadores que existe interés por el evento.

Crea una página para la fase previa del evento

Puedes crear un sitio para el evento aunque todavía no sepas dónde ni cuándo se va a celebrar, o los ponentes no estén confirmados. De este modo, tendrás una dirección URL a la que dirigir a los interesados y podrás recopilar las direcciones de correo electrónico de tus clientes potenciales. Tener una página también te ayudará a ganar visibilidad y prestigio en Google, algo muy importante para la optimización SEO.

Escribe un blog

Explícale a todo el mundo por qué organizas el evento publicando una entrada de blog en la expongas tus motivaciones. Asegúrate de actualizar el blog con regularidad para crear una relación con tu público, demostrar iniciativa y compartir información o noticias interesantes sobre el evento.

Apóyate en las redes sociales

Utiliza las redes sociales cuanto antes para construir una comunidad y compartir tus motivaciones en un formato más conciso y atractivo. Merece la pena dedicar tiempo a pensar en una etiqueta adecuada para el evento y no limitarse solo a Facebook, Twitter e Instagram. Puede que tu público también use LinkedIn, Snapchat, TikTok o YouTube, así que elige cuidadosamente qué redes usar (aquí te dejamos esta guía por si necesitas inspiración). También debes tener en cuenta las circunstancias actuales al redactar los mensajes que vas a publicar y mostrar una actitud sensata y comprensiva.

Ponte en contacto con posibles socios

Tus socios, patrocinadores y oradores por igual, van a desempeñar un papel fundamental para garantizar que el evento sea todo un éxito. Contacta con ellos lo antes posible (preferiblemente antes del lanzamiento oficial) y te ayudarán a promocionarlo desde sus propias plataformas.

Conviértete en un líder de opinión a través de la palabra

Llega a nuevas audiencias redactando artículos con los que establecerte como líder de opinión y escribiendo como autor invitado en los blogs que podrían interesar a tu público. Por otra parte, no te limites a la palabra escrita y contacta también con presentadores de podcasts. Las características específicas de tus publicaciones dependerán de tu audiencia. Por ejemplo, para eventos B2B como ferias o congresos podrías escribir informes técnicos, mientras que si se trata de eventos para consumidores, puedes usar infografías y gifs.

Saca el máximo partido a la promoción de pago

Si pagas para anunciarte en Google AdWords (ahora Google Ads) y las redes sociales, podrás captar al público potencial al que no hayas llegado aún. Estas empresas poseen una gran cantidad de datos de sus usuarios, así que es muy fácil llegar a los grupos demográficos que te interesen. Puede ser un tema complejo, así que consulta esta guía para saber más al respecto.

Utiliza el correo electrónico

Los organizadores de eventos consideran que el correo electrónico es la estrategia más eficaz, así que no lo subestimes como herramienta para vender entradas. Lanza tu campaña y dirígete tanto a los asistentes potenciales como a todas aquellas personas que se hayan pre-inscrito en la página de tu evento. Usa el mismo tono sensato y ten en cuenta en todo momento cuáles pueden ser los sentimientos de tus invitados en el momento actual. Sigue mandando correos durante toda la campaña y asegúrate de enviar uno durante la fase de “última llamada”.

¿Tienes todo listo para empezar?

Cada evento es distinto, pero si usas nuestras sugerencias como hoja de ruta, estarás en el buen camino para generar interés e impulsar la venta de entradas. Para ayudarte todavía más, hemos creado una plantilla de marketing para eventos gratuita, en la que hemos volcado todas estas estrategias y algunas más en una práctica hoja de Excel que podrás adaptar a tus necesidades.

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