La improvisación puede funcionar para algunos eventos, pero es arriesgado y además no te garantiza ningún éxito. Un gran organizador de eventos sabe cómo identificar sus puntos fuertes y sus puntos débiles, buscar oportunidades y hacer frente a los riesgos lo antes posible.

Esta tarea de identificar en qué eres bueno y en qué debes mejorar, vale tanto para grandes festivales de música como para pequeños encuentros de networking. Antes de cada evento, sea del tipo que sea, es recomendable evaluarlo a fondo con el análisis DAFO.

Cómo utilizar el análisis DAFO para tu próximo evento

¿Qué es el análisis DAFO?

DAFO es una traducción de SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats, que en castellano sería algo así como Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Un análisis DAFO es una herramienta muy útil para evaluar mejor las probabilidades de que tu evento sea un éxito. Un análisis DAFO te dice:

  •      Si tu evento está bien posicionado para tener éxito
  •      Qué debilidades inherentes tienes que superar
  •      A qué posibles oportunidades debes reaccionar
  •      Todos los peligros potenciales que debes tener en cuenta

Los eventos están influenciados por el mercado, el calendario, las tendencias, el clima y muchos otros factores. Mediante un análisis DAFO puedes ubicar tu evento en el contexto de estos factores y evaluar tus posibilidades de éxito. 

A continuación te explicamos cómo preparar el análisis DAFO de tu propio evento.

1. Haz una lista de los puntos fuertes de tu evento

En el mundo real de los negocios necesitas datos objetivos para respaldar tus hipótesis. A continuación te mostramos algunas formas de describir las “fortalezas” (o el potencial) de tu evento:

  •     Una idea que nunca antes se había llevado a cabo
  •     Un equipo experimentado y motivado con un historial de éxitos
  •     Una base de seguidores en las redes sociales que actúa como plataforma de marketing
  •     Un plan financiero que indica un buen volumen de negocio

Pon toda la carne en el asador y vende lo mejor de ti.

2. Aborda con franqueza las debilidades de tu evento

Para realizar un buen análisis DAFO es importante ser sincero con tus debilidades, por ejemplo:

  •      Falta de financiación y/o gasto elevado en aspectos como la creación de primeros contactos y el alquiler del recinto
  •      Un equipo de eventos entusiasta pero sin experiencia
  •      Falta de la tecnología necesaria para desarrollar tu evento de manera eficiente

Parte del desafío de hacer una lista de tus debilidades es reconocerlas y admitirlas con absoluta transparencia. Los socios e inversores deben saber a qué peligros se exponen. Pero también hay que plantearse cómo abordar y superar estas debilidades. Por ejemplo, ¿no tienes mucho capital pero sí un plan para conseguir la financiación? Déjalo claro para que las soluciones no se pasen por alto.

3. Diseña las oportunidades de tu evento

La parte de oportunidades de un análisis DAFO estudia los factores de la comunidad o del mercado que podrían beneficiar a tu evento. Por ejemplo:

  •     Hay una gran comunidad LGBTQ en tu ciudad, pero no hay ningún festival dirigido a este colectivo: el tuyo sería el primero.
  •     El proyecto de recuperación de la zona portuaria de la ciudad finalizará en junio: será el momento perfecto para dar una fiesta en el barrio.
  •     El número de huertos urbanos en tu distrito ha aumentado considerablemente y actualmente el tema de la “gastronomía local” es muy popular. Ha llegado la hora de organizar visitas guiadas anuales que terminen con una cena tipo “del huerto a la mesa”.

Esta parte de tu DAFO demuestra que has hecho los deberes y has ajustado el plan de tu evento a la realidad de las circunstancias.

4. Analiza los peligros de tu evento

Por último: los peligros potenciales o todo aquello que escapa a tu control. Es importante que estés preparado y tengas un plan de emergencia por si termina pasando alguno de los posibles peligros que pueden suceder en tu evento.

Peligros potenciales Plan de emergencia
El mal tiempo aguará tu festival de música Has encontrado un lugar “apto para todos los climas” donde el espectáculo podrá continuar a menos que esté inundado. Y si esto sucede, tu equipo sabrá cómo afrontar las consecuencias.
Un evento te hace la competencia Has elaborado un súper plan de marketing y con la venta de entradas anticipadas te aseguras la asistencia de la mayoría de tu público objetivo.
No has encontrado suficientes patrocinadores para cubrir los costes Tu presupuesto incluye algunas partidas “opcionales” que puedes cancelar si no cubres los costes. Pero también tienes un plan agresivo para atraer a patrocinadores exclusivos.

No puedes controlar todos los riesgos, pero si estás preparado para ello, puedes minimizar el impacto de desastres imprevistos.

Ahora que has reunido toda esta información, puedes evaluar el potencial de tu evento. En última instancia, tu análisis DAFO debe confirmar tus ideas para el evento y ayudarte a convencer a los socios comerciales clave para que te apoyen. Tu análisis DAFO puede ser un ejercicio independiente o parte de un plan de negocios global.