Seguramente, el nuevo coronavirus (COVID-19) está en tu mente de cara a la organización de tus próximos eventos. Estamos aquí para acompañarte y ayudarte, y asegurarnos de que tanto tú como los asistentes contáis con la preparación y la seguridad necesarias al reuniros en un evento.

Estamos siguiendo atentamente las recomendaciones oficiales de las autoridades sanitarias, los gobiernos locales y la Organización Mundial de la Salud para garantizar la salud y el bienestar de nuestra comunidad global.

Aunque lidiar con esta situación puede resultar complicado, estamos aquí para apoyarte y ofrecerte algunas recomendaciones sobre cómo seguir adelante con tu evento y comunicarte de manera eficaz con los participantes.

Consejos para mantenerte al tanto de la situación

Es crucial que te mantengas al día sobre el efecto que está causando el coronavirus en las distintas partes del mundo, por tu propia seguridad, la de tu equipo y tus asistentes.

Además de prestar atención a los anuncios del gobierno y las autoridades locales en materia de sanidad pública, sigue las últimas actualizaciones de estos organismos:

Consejos para preparar un evento más seguro

Si estás organizando un evento presencial, te ofrecemos varias recomendaciones a seguir con respecto a la seguridad:

  1. Toma precauciones: haz un seguimiento de las recomendaciones que ofrecen las principales instituciones y adopta las medidas indicadas por la OMS para garantizar al máximo tu bienestar, el de tu equipo y el de los asistentes, y que tu evento sea todo un éxito. Consulta la página web de la OMS para más detalles y precauciones a tener en cuenta.
  2. Revisa tu agenda: analiza si existe alguna posibilidad de reducir el riesgo de contagio. Por ejemplo, si estás organizando un evento de networking, debes evitar animar a los asistentes a que se saluden estrechándose las manos o dándose dos besos.
  3. Comunícate con los participantes con frecuencia: avisa a los asistentes de que el evento sigue en pie y explícales qué medidas de precaución vas a adoptar. Puedes incluir recomendaciones como que eviten saludarse estrechándose las manos (o que se limiten a sonreír y saludarse con gestos), que permanezcan en casa si no se encuentran bien y que se laven las manos con frecuencia (durante al menos 20 segundos). Aprovecha también para incentivarlos a que usen desinfectante de manos a menudo.

Consejos para virtualizar tu evento

Algunos eventos pueden funcionar igual de bien si se organizan de forma virtual u online. En 2019, se organizaron más de 100000 eventos de este tipo en Eventbrite, abarcando una gran variedad de temas, desde seminarios web sobre cómo conciliar la vida personal y laboral hasta vídeos en directo sobre propiedades inmobiliarias, pasando por cursos de formación para intérpretes judiciales. Para organizar tu evento online, tendrás que decidir qué formato digital puede funcionar mejor para tu evento. Por ejemplo, si hay contenido o diapositivas que quieras compartir con los asistentes, puedes planear un webinar, y si se trata de un evento con más público, tienes la opción de retransmitir un vídeo en directo. Solo tienes que poner tu evento virtual en marcha, algo que con Eventbrite es muy fácil.

Hemos detallado las instrucciones paso a paso sobre cómo organizar un evento online aquí. Si has decidido organizar un webinar, este artículo te proporcionará información acerca de cómo gestionar el acceso a tu webinar con herramientas como Zoom. También puedes usar las funciones avanzadas de la página Enlaces Digitales de Eventbrite, que facilita a tus asistentes el acceso a contenido virtual y materiales de tu evento.

Consejos para posponer tu evento

Si has tomado la difícil decisión de posponer tu evento, te ofrecemos algunos consejos sobre cómo gestionarlo y, lo más importante, comunicárselo a los participantes:

  • Asegúrate de tener una fecha alternativa para comunicar a los asistentes
  • Ofrece transferir los puestos de tus asistentes al nuevo evento
  • Ofrece, además, un reembolso, ya que la nueva fecha o localización puede no ser conveniente para tus asistentes

Si gestionas tu evento en Eventbrite, sigue los pasos indicados en este artículo de nuestro Centro de Ayuda para posponer y reprogramar tu evento. 

Estamos contigo

Somos una comunidad de organizadores de eventos y, por eso, nuestra prioridad es ayudarte en todo lo que puedas necesitar. En Eventbrite, seguiremos atentamente la evolución de la enfermedad y te ofreceremos todos los recursos y apoyo adicionales que podamos. Si tienes alguna pregunta sobre tus eventos y el nuevo coronavirus (COVID-19), contacta con nosotros y te daremos toda la información de la que dispongamos.

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