Cuando organizas un evento profesional una de las cosas más importantes es elegir los mejores ponentes. ¿Por que? Sus nombres y especialidades serán el reclamo para que tus asistentes quieran comprar una entrada y estar en las conferencias o talleres que tus ponentes impartan.

Toma nota, que te contamos cómo escoger a los ponentes perfectos.

Cómo elegir a los mejores ponentes para tu evento profesional

Para elegir al ponente perfecto para tu evento profesional tienes que grabarte tres palabras fundamentales: relevancia, objetivo e influencia.

Y te preguntarás…¿qué significan? Aquí va la definición que te interesa saber:

  • Relevancia: Un ponente de renombre, conocido dentro y fuera del sector de tu evento, es un reclamo de 10 para los asistentes, pero…¿tiene sentido? Si tienes acceso a un orador influyente pero no tiene información de calidad que aportar a tu evento, no fuerces su presencia solo por tener a alguien “famoso”. El objetivo es que tus asistentes tenga un contenido de relevancia, no un autógrafo.
  • Propósito: Debes tener claro cuál es el propósito a conseguir con cada ponente. Por ejemplo, el orador principal es el que creará expectativas entre los asistentes y marcará el tono del evento. Por otro lado, el ponente que inaugure las charlas después de comer tendrá que ser alguien dinámico que despierte a los asistentes con un tema que no requiera máxima concentración.
    Cuando organices la agenda con los ponentes debes tener en cuenta el estilo de cada uno, el objetivo de su ponencia y el horario que le asignas. Todo cuenta para conseguir que tus asistentes repitan la experiencia.
  • Influencia: Además de buscar ponentes con excelentes habilidades comunicativas, un gran orador tiene que conseguir generar confianza con los asistentes inscritos en tu evento y que su trayectoria sirva para persuadir al público que aún tiene dudas.
    Busca personas con influencia en las redes sociales y una reputación sólida. Tu evento debe tener influencers del sector profesional.

¿Qué perfiles de ponentes puedes encontrar en un evento profesional?

La relevancia, el propósito y la influencia son las palabras clave que debe tener un ponente de evento profesional, y esas cualidades se pueden encontrar en varios tipos de oradores.

Hay varias categorías de ponentes que puedes reconocer con facilidad, atento a las descripciones y decide a cuáles de ellos quieres fichar.

  • El experto en la materia: Los ponentes expertos en la materia son ideales para las conferencias especializadas. Este tipo de profesional está al día de las novedades en el tema que trata y aporta una visión fresca que marca la diferencia.
  • El conferencista famoso: Hay ponentes que son célebres entre el sector profesional y fuera de él. Estos nombres es muy interesante tenerlos en cuenta porque dan visibilidad al evento, pero recuerda no forzar e invitar a uno de estos oradores si no aporta información de relevancia a tu evento.
  • El artista: A veces tu evento gana interés si invitas a un artista inesperado, puede ser un músico, literato, cómico… Quizás no esté estrechamente vinculado con el tema que se trata en el evento profesional, pero si encuentras un punto de unión con tu proyecto, sirve de maravillosa evasión a los asistentes.
  • El influencer: No todos los influencer están en Instagram y tienen menos de 30 años. En esta categoría hay desde autores consagrados hasta estrellas de YouTube. Son personas con millones de seguidores fieles que acudirán a un evento que lleve su nombre. En los eventos profesionales el efecto fan también se puede utilizar.

¿Dónde encuentro a los mejores ponentes?

Ahora que sabes qué debe tener un ponente y qué perfil puede tener…¿dónde puedes encontrarles?

  • Encuestas entre los asistentes¿Por qué no preguntas a los asistentes a qué profesionales les gustaría escuchar en tu evento? Esta forma de decidir quiénes serán tus ponentes te ofrece información acerca de los intereses de tus asistentes y quizás te lleva a contemplar nombres que no tenías en mente.
  • Miembros internos, socios y patrocinadoresEs una práctica normal que empleados y los miembros organizadores hablen en sus eventos. La posibilidad de ofrecer alguna charla también se hace extensiva a socios y patrocinadores. Este tipo de ponente es el más fácil de asegurar, porque son personas implicadas de antemano en que este proyecto salga bien.
    ¡Ojo! No llenes tu agenda con conferencias impartidas por personal interno, porque los asistentes pueden pensar que tu evento no tiene presupuesto para contratar a oradores externos o que estás aprovechando la ocasión para grabar un spot de la empresa, y esta imagen no te interesa proyectarla.
  • Convocatoria abierta de propuestasUna manera de conocer grandes ponentes con buenas ideas es abrir una convocatoria con el tema de tu evento y que se apunten los oradores que quieran participar.
    Si buscas un tipo de ponente con características concretas déjalo claro en la convocatoria y realiza una campaña de publicidad para que esta propuesta llegue al mayor número de profesionales interesados.
  • Bases de datos. Existen sitios web como SpeakerHub  que te permiten clasificar y filtrar miles de ponentes según el tema y la especialidad que buscas.
  • Publicaciones profesionales. Las revistas académicas, los sitios web de noticias especializadas y los blogs profesionales son buenas plataformas para descubrir a los ponentes que pueden aportar a tu evento información interesante. Intenta mantener al día una base de datos con las publicaciones más relevantes y los nombres que se repiten en ellas, ahí estarán tus mejores oradores.
  • Redes sociales profesionales. Redes sociales como YouTube o LinkedIn son una ventana a grandes ponentes que muestran vídeos con sus conferencias y cuelgan publicaciones propias. Descubrir en las redes sociales a tus ponentes te servirá para hacerte una idea del nivel de seguidores que mueven y cuál es su especialidad y estilo.

Recuerda que es imprescindible para darle dinamismo a tu evento saber cuál es el estilo de cada ponente para organizar su participación en el momento del día que mejor encaje con los asistentes.
Busca el ponente perfecto y cuando tengas todos los nombres, organiza la agenda de tu evento profesional buscando que tus asistentes tengan jornadas equilibradas y dinámicas. Y no te olvides de que antes de poner en marcha un evento, sea del tipo que sea, la planificación estratégica es fundamental. Aprovecha esta plantilla gratuita y no dejes los pasos fundamentales a la improvisación.

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