La plataforma Netflix ha estrenado el documental Fyre Festival, una trabajo que habla sobre una lujosa fiesta que nunca se llegó a celebrar. Mientras llega el documental sobre este evento estafa, os hacemos un resumen de los 4 errores más comunes cuando organizas un festival, ¿coincidiremos con alguna de las reflexiones que muestra la cinta de Netflix?

Los 4 errores más comunes cuando organizas un festival

Nadie quiere que su evento sea la comidilla de los medios de comunicación por razones tan poco atractivas como el caos generado, problemas con los artistas o las críticas recibidas.

El caso que muestra Netflix en el documental Fyre Festival es extremo: es una estafa bien orquestada que prometía una especie de Coachella glamuroso en una isla de las Bahamas, que nunca se llegó a celebrar. En los minutos que dura este documental, verás una sucesión de errores y engaños que dibujaron caras de decepción entre inversores, organizadores y público, que ofrecen testimonios directos.

Sin ir tan al límite, aquí recogemos los 4 errores más comunes cuando organizas un festival que te alejarán de la lista de festivales que fueron un fracaso, por un motivo u otro.

1. Problemas con el papeleo

Desde permisos y licencias para espacio donde celebras el evento, hasta contratos con artistas y personal de la organización, cualquier festival requiere un papeleo imprescindible que debes tener en cuenta.

¿Has presentado los papeles necesarios para tener permiso de venta de alcohol? ¿Están todos los seguros en regla? ¿Cada parte implicada en tu festival tiene su contrato en regla?

Para la tarea burocrática asegúrate de tener un equipo formado por gente especializada que conozca todos los permisos necesarios y los plazos de entrega, para que ningún error te pueda estropear el evento.

2. Cuida la logística

Elegir el lugar y la hora adecuados para tu festival es vital. Te sorprendería saber cuántos fracasos en los festivales se deben a no saber gestionar un clima inesperado o a un registro y venta de entradas desorganizado que puede retrasar la entrada y causar aglomeraciones en la entrada del recinto.

Para que tu festival pueda asumir cualquier cambio de última hora, responde a este tipo de preguntas: ¿el espacio donde celebras el evento tiene guardarropa? ¿Los artistas participantes y los patrocinadores tienen un lugar donde disfrutar del festival? ¿Tu socio de ticketing te facilita el registro de los asistentes?¿Qué alternativas tienes si las circunstancias meteorológicas impiden la celebración del festival?

Para que todas estas preguntas encuentren una respuesta acertada deberás contar con el mejor equipo organizador y voluntarios o personal contratado que te ayude durante el festival.  

3. Escoge un lugar accesible

Tu festival debe llegar al mayor número de personas posible, y esto incluye a gente con movilidad limitada a la que deberás tener en cuenta (rampas, ascensores) o personas invidentes que quizás necesiten perros guía.

También debes facilitar las comunicaciones con tu recinto o al menos explicar cómo se accede al lugar donde se desarrolla el festival a través de distintos medios de transporte, desde metro a bicicleta, explica y considera todas las opciones.

4. Evita problemas en aseos y espacios de uso compartido

Seguro que si te paras a pensar te viene a la mente algún nombre de festival famoso por sus baños abarrotados y poco higiénicos o anécdotas con los aseos embarrados como protagonistas. Una clave fundamental para que tu evento destaque es proporcionar los mejores aseos, limpios, amplios y accesibles. Esto cautiva -y sorprende para bien- a los asistentes.

Para conseguir que las filas en los aseos no sean interminables y que la higiene se mantenga durante los días del festival, es importante contratar personal que vigile los baños y mantenga las instalaciones limpias.

Incluso evitando estos 4 errores más comunes cuando organizas un festival puede que haya algún momento crítico en tu evento, pero tendrás la flexibilidad suficiente para solucionarlo o al menos habrás controlado los problemas básicos.  

Y ahora, mientras eliges qué día le dedicas a Netflix y su Fyre Festival, puedes aprender a explotar Instagram para vender todas las entradas de tu festival descargando gratis esta Guía de Instagram para eventos. ¡Que la disfrutes!

 

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