Con la llegada del nuevo año, toca empezar a pensar en los cambios que podemos introducir en nuestros eventos para aumentar su éxito y diferenciarnos de la competencia. Para entender mejor por dónde irán los tiros en los próximos meses, hemos analizado las respuestas a una encuesta realizada a más de 7000 profesionales del sector, incluidos 850 de España. Con esa información, hemos elaborado nuestro Informe sobre las tendencias de los eventos en 2020, en el que identificamos las áreas a las que deberías prestar especial atención.

El estudio pone de manifiesto que algunas de las novedades que vimos en 2019 seguirán pegando fuerte, como la apuesta por la sostenibilidad y el uso de las apps. De los datos también se desprende que el interés por ofrecer eventos más inclusivos y que lleguen a un público más diverso es cada vez mayor. Si ya has hecho avances en esta dirección, felicidades, vas por buen camino. Si no, esta debería ser una de tus prioridades a partir de ahora, así que sigue leyendo para saber por dónde empezar.

Consejos básicos para dar tus primeros pasos

Promover la diversidad puede plantear algunos retos complejos, pero hay una serie de cosas sencillas que puedes hacer desde el principio:

  • Fórmate: como en todo, la formación es fundamental para identificar qué contenidos pueden atraer a más asistentes, qué acciones despertarán su interés y cuáles son los principales desafíos a los que te enfrentarás. Habla con expertos, fíjate en lo que hacen las empresas pioneras en este tema y empieza por marcarte objetivos realistas que puedas llevar a la práctica fácilmente.
  • Prepara un código de conducta: cada vez es más habitual contar con un código de conducta que deje claro el compromiso de la empresa hacia la diversidad y la inclusión. Si fomentas un entorno laboral en el que no se excluya a nadie por motivos de género, raza, religión, orientación sexual o edad, te será más fácil atraer y retener el talento. Además, contarás con puntos de vista distintos que te permitirán llegar a un público más amplio.
  • Elige bien a los oradores: cuanta mayor diversidad haya entre los oradores, más estimulados e incluidos se sentirán los asistentes. Puedes organizar charlas, eventos de networking u otro tipo de actos en los que los ponentes sirvan de inspiración a distintos colectivos y favorezcan así su participación.
  • Facilita la implicación de discapacitados y grupos desfavorecidos: puedes regalar entradas o aplicar descuentos para fomentar su asistencia como público. Otra manera de implicarlos es contratar a personas con algún tipo de discapacidad para tareas como repartir las acreditaciones o controlar el acceso.
  • Garantiza la accesibilidad: asegúrate de que organizas el evento en un espacio bien comunicado y que satisfaga las necesidades de todo tipo de asistentes potenciales.
  • No te pases con los precios: intenta que las entradas tengan un precio económico para que acuda más público. Si no es viable, siempre puedes organizar sorteos para regalar entradas y ofrecer descuentos a estudiantes o jubilados, por ejemplo.

Principales ventajas y desafíos

Las ventajas de organizar eventos que promuevan la diversidad y la inclusión son muchas. Para empezar, habrá más personas que se sientan bienvenidas y con sus intereses representados. Esto repercutirá en un aumento del número de asistentes y en que hablen (bien) de ti. Además, la reputación de tu empresa mejorará y te será más fácil encontrar patrocinadores, que es uno de los principales retos a los que solemos enfrentarnos.

Por otro lado, también debes tener en cuenta los desafíos que plantea esta estrategia. Planifica tu evento cuidadosamente y estate preparado para solucionar los problemas que puedan surgir desde el punto de vista técnico. Invitar a una personalidad de otro país, por ejemplo, puede dar renombre a tu acto, pero tendrás que pensar cómo llegará su mensaje al público y contar con que necesitarás intérpretes o subtítulos. También hay que considerar otro tipo de impedimentos, como que entre los asistentes haya personas con dificultades de audición o de visión. En este caso, deberás poner a su disposición las herramientas necesarias para que disfruten del evento igual que el resto.

Como ves, organizar eventos que promuevan la inclusión va mucho más allá de ofrecer un cáterin con opciones vegetarianas: también tendrás que hacer un esfuerzo consciente por atraer a una mayor diversidad de oradores, mejorar la calidad de los contenidos y planificar hasta el último detalle. Sin embargo, los beneficios de poner en práctica estas ideas son innegables y, por suerte, hay expertos y tecnología que pueden ayudarnos en nuestra tarea. Ahora, es momento de ponerse las pilas y empezar a pensar cómo trasladar todo esto a los eventos que vayas a organizar este año.

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