Guía de supervivencia para organizadores de festivales

Desde que haces la primera tarea hasta que tu evento se pone en pie, es inevitable que te encuentres con obstáculos imprevistos y cambios de última hora. Como organizador de eventos, tienes que cuidar los detalles y estar preparado para el peor escenario posible, ¿cómo? Con una Guía de supervivencia para organizadores.

Guía de supervivencia para organizadores de festivales

Parte de la planificación de un evento es la previsión de posibles problemas para ir un paso por delante y que no cunda el pánico en ninguna situación. Para ayudarte a mantener la calma y que tu plantilla de planificación estratégica contemple todas las opciones, hemos ideado el plan de supervivencia definitivo para los organizadores de festivales. ¡Toma nota!

Ten claro las metas y objetivos de tu evento

Uno de los pasos más importantes a la hora de planificar un festival es anotar las metas y objetivos de tu evento.

Tener a mano un recordatorio de tus objetivos te ayudará a priorizar las tareas y a supervisar el progreso. Sé muy estricto en todo lo relacionado con asegurarte de que tus planes salen según lo previsto y que están alineados con tu meta. Si pierdes demasiado tiempo en algo no relacionado con tus objetivos, es hora de cambiar de táctica.

Aprende a delegar

Un punto fundamental en esta guía de supervivencia es saber elegir tu equipo. En un evento y en la vida en general eres tan bueno como la gente que tienes a tu alrededor.

Es imposible que una sola persona pueda manejar todos los detalles que conlleva la planificación de un festival, sin importar lo grande o pequeño que sea. La delegación de tareas es fundamental si quieres evitar acabar quemado y centrarte en pocas cosas pero hacerlas  con éxito.

Toma nota de tus puntos fuertes y débiles y empieza a repartir tareas en consecuencia. Y no te olvides de programar controles regulares para asegurarte de que tu equipo esté alineado y trabajando para lograr los mismos objetivos.

Haz que la tecnología funcione en tu beneficio

Cuando se trata de eventos, necesitas tener la tecnología de tu lado desde el principio. Es importante elegir un proveedor de entradas fiable con una plataforma en la que puedas confiar.

Aquí tienes alguno de los puntos que debes buscar en tu socio de venta de entradas:

  •       La capacidad de crear una página del evento atractiva y personalizable
  •       Procesamiento de pago sencillo y seguro
  •       Fácil acreditación para asistentes al evento
  •       La capacidad de gestionar y seguir tus ventas con informes y analítica en tiempo real
  •       Una aplicación móvil que te permita ejecutar, promocionar y realizar el seguimiento de tu evento desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.

Y sí, lo has adivinado, Eventbrite cumple con todos.

Prepara un plan de marketing

La promoción de tu festival en los canales adecuados para las personas adecuadas es una de las claves del éxito de tu evento.

Es importante lograr que la gente se vaya enterando y animando para acudir a tu evento desde la preparación de los primeros detalles. Tener un plan de marketing de contenidos que cuente la historia de tu festival puede ayudarte a conseguirlo.

No te olvides de recurrir a tu círculo de influencers para que te ayuden a difundir la voz (además de patrocinadores, personas que te apoyan, proveedores y otros socios estratégicos con los que puedas estar trabajando).

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Dedícate tiempo para el relax

Vas a necesitar toda la energía que tengas, especialmente en las etapas finales de planificación. Haz descansos, haz ejercicio, duerme lo suficiente y haz lo que necesites para desconectar y tener la mente despejada sobre todo los días previos a la puesta en pie del evento.

Si tu festival se celebra cada año, tendrás una buena hoja de ruta a la que podrás volver de manera anual. Si es la primera vez que se realiza el evento, es probable que sea necesario ir haciendo pruebas y ver qué funciona y qué no para planificar correctamente. Para cada uno de los eventos que organices, debes tratar de basarte en el anterior: mejorar, avanzar y poner sobre la mesa ideas más inspiradoras.

Para incluir mejoras que te hagan avanzar debes tener en cuenta las opiniones de tus asistentes, y para esto puedes utilizar la Guía de encuestas para eventos de Survey Monkey.

Comenzar a planificar pronto te permitirá mantener la atención y la energía que necesitas para mantener el buen ritmo y llevar a cabo un festival impresionante. Tu éxito en el día del evento se trabaja desde muchos meses antes.

Si quieres descubrir más consejos para organizar o promocionar tu evento o negocio, echa un vistazo al blog de Eventbrite y descubre artículos y guías gratuitas descargables.

 

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Sobre el autor

Iduna Ruiz

Iduna Ruiz es periodista y redactora de contenidos B2B en Eventbrite. La información cultural es su especialidad, pero la curiosidad y las ganas de aprender le han llevado a escribir artículos de temáticas muy diversas. Fuera del trabajo la puedes encontrar disfrutando de una película, pintando, brindando con amigos o planeando su propio libro.

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