La planificación y gestión de eventos te convierte en un malabarista de las tareas más diversas, lo sabemos. Tienes que pensar en el recinto que vas escoger, el proveedor, el servicio de catering, el personal y los patrocinadores de tu evento, como poco.  

Queremos ayudarte con unos consejos básicos que van a facilitar tu papel de organizador y te servirán para tener claras las tareas básicas y  evitar el caos. ¡Arrancamos!

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Planificación y gestión de eventos: cómo evitar el caos

1. Planifica tu calendario de promoción de eventos

Problema: Si organizas varios eventos al mismo tiempo puede ser difícil recordar qué eventos de Facebook has creado y qué lanzamientos de venta de entradas quedan por anunciar.

Solución: Una plantilla estratégica que incluya el calendario promocional para tus eventos te ayudará a planificar tus actividades de marketing y publicidad con tiempo. Copia esta plantilla para todos tus eventos y tendrás claro cuándo empezar con cada una de tus tareas de marketing.

Consejo adicional: Personaliza la plantilla de actividades de marketing y publicidad para tus eventos siguiendo los pasos descritos en esta otra plantilla para la creación de campañas de marketing

Descarga la plantilla de planificación estratégica, cronograma y checklist

2. Crea plantillas para tus correos electrónicos

Problema: Redactar correos electrónicos de eventos para cada una de las situaciones que puedan surgir a lo largo de la gestión de tu evento puede llevarte mucho tiempo. 

Solución: Crea plantillas para los correos electrónicos más comunes:  invitaciones, confirmaciones de compra o recordatorios de última hora. Te ahorrará tiempo y podrás invertir esas horas que ganas en otras tareas de creación de contenido o difusión en redes sociales.

Consejo adicional: Elige un socio de venta de entradas o de registro que se sincronice con tus herramientas de marketing por correo electrónico. Si tienes buenas integraciones puedes automatizar y personalizar tus campañas de email marketing (recuerda que Eventbrite  se sincroniza directamente con MailChimp, una herramienta fundamental para la difusión a través dle correo electrónico).

Descarga 7 plantillas de correo electrónico para tu evento

3. Programa y automatiza la difusión de tu evento en redes sociales

Problema: La mayor parte de su tiempo se dedica a la configuración e implementación manual de tácticas de marketing, dejando poco tiempo para las cosas que más importan, como la experiencia de su evento.  

Solución: Agiliza la estrategia de promoción de tu evento con la automatización de las publicaciones en redes sociales y del contenido que difundes en tu web. Aplicaciones como Hootsuite, por ejemplo, permiten a tu equipo programar todas tus promociones desde un mismo sitio. 

Consejo adicional: Si utilizas Eventbrite para vender entradas o registros, puedes incluir píxeles de seguimiento en aplicaciones como Facebook para identificar cuáles son tus campañas de mayor rendimiento y ajustar el  presupuesto que dedicas a cada una.

Para incluir esta opción en tu evento no debes tener conocimientos informáticos, tranquilo, con seguir estos sencillos pasos podrás empezar a disfrutar y aprender con esta opción de marketing.

Descarga la Guía de redes sociales para eventos

4. Controla el caos de los eventos múltiples con esta plantilla gratuita

Para dar estructura y construir una sólida campaña de marketing te recomendamos el uso de una plantilla donde se desplieguen las tareas básicas que debes realizar. Puedes completar cada una de nuestras opciones con tus propios nombres y tiempos, pero te será útil para no olvidar el periodo en el que debes empezar a realizar cada una. 

Descarga la Plantilla para la creación de campañas de marketing

Si quieres descubrir más consejos para la planificación, gestión y promoción de tu evento o negocio no dudes en visitar los artículos de nuestro blog y todos los materiales que puedes descargar gratis para facilitar tus tareas como organizador o responsable de proyectos.

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