Vivimos en una época en la que todo el mundo está conectado a un móvil y visita de manera casi automática sus redes sociales y la bandeja de entrada de su mail. De entre todas las invitaciones o mensajes que recibirán, ¿cómo puedes escribir una invitación por correo electrónico que capte el interés?

Una de las partes más importantes de una estrategia eficaz de marketing de eventos es la capacidad para escribir mails que den buenos resultados. En esta publicación examinamos qué es lo que hace que una invitación por correo electrónico tenga éxito..

Plantilla para escribir una invitación por correo electrónico

Una buena invitación por correo electrónico es a la vez motivadora e informativa. Quieres dar a conocer tu evento y que la gente que lea tu mail tenga una razón para registrarse, confirmar su asistencia o comprar una entrada. Aquí tienes una guía paso a paso de los elementos que debes tener en cuenta:

1. La redacción del mail

Adapta tu tono de voz al estilo del evento al que estás invitando a la gente. Una conferencia o evento de negocios necesita alguna formalidad para dar un sentido de profesionalidad, mientras que una invitación a un festival de música o a un espectáculo de teatro puede tener un sentido más informal y coloquial.

2. Asunto del correo electrónico

Esta es una de las primeras cosas que un destinatario ve al recibir un correo electrónico, por lo que es importante dar una buena impresión. Asegúrate de que el asunto sea original y relevante y que resuma del alguna manera el contenido del mail.
Un consejo muy útil es crear cierta urgencia con tu asunto indicando que quedan pocas entradas, descuentos temporales, o últimas invitaciones.

3. Presenta tu evento

Una vez que hayas saludado al destinatario al principio del correo electrónico, deberías hacer una breve introducción que describa los detalles principales del evento. Deja claro quién eres y qué van a encontrar en tu evento para que en las primeras líneas el lector no esté confundido o inseguro.

4. Deja claras tus intenciones

¿Por qué estás enviando este correo electrónico? Le has hablado a la gente de tu evento en tu introducción y ahora necesitas explicar qué quieres que hagan ellos: aceptar tu invitación para ir al evento, comprar entradas, registrarse en una conferencia…. Sé breve y aprovecha esta oportunidad para transmitir el mensaje principal de la invitación.

5. Haz una propuesta de valor

Explica por qué el destinatario de la invitación por correo electrónico debe asistir a tu evento. ¿Qué puede esperar del evento y cuáles son los incentivos para registrarse, confirmar su asistencia o comprar una entrada?

Es posible que quien reciba tu mail tenga ofertas similares a la tuya para ir a otros eventos, así que deja claro qué tiene tu proyecto que no podrán encontrar en otros.

6. Indica la hora y el lugar

Ahora es el momento de dar más detalles técnicos, como la hora, el lugar, o cómo llegar al recinto de tu evento.

Utiliza numeración o puntos para que el lector tenga clara esta información de un simple vistazo. Como consejo, adjunta un mapa y detalles de cómo llegar con vehículo propio o transporte público.

7. Menciona a los invitados más destacados

¿Has conseguido un ponente relevante? ¿Asistirá algún famoso a tu evento? Infunde entusiasmo entre los inscritos y los asistentes mencionando a los invitados VIP y dando un poco de información sobre ellos. Esto puede formar parte de tu propuesta de valor o ser una sección independiente.

8. Solicita confirmación

Esta es la llamada a la acción más común que los organizadores de eventos incluyen en su correo electrónico de invitación. Pide a los destinatarios que confirmen su asistencia registrándose, enviando una respuesta de confirmación o comprando una entrada. Esto se puede hacer pulsando un botón al final del correo electrónico que los dirija a tu sitio web.

Establece una fecha límite para las respuestas y crea una lista con las personas que vendrán, pero no antes de que hayas enfatizado lo mucho que esperas que puedan unirse a tu evento. Después de todo, quieres que los asistentes se sientan valorados en cada paso del proceso.

Consejos extra

  • Adopta un enfoque personal: Divide a tu audiencia en grupos. Puedes hacerlo según ubicación geográfica o profesión. A continuación, puedes personalizar el correo electrónico de cada grupo para que la propuesta de valor sea específica para ellos. Acuérdate también de personalizar la línea de asunto para cada grupo.
  • Incluye una llamada a la acción clara: Usa la línea de asunto para crear una sensación de urgencia y guía a los destinatarios al siguiente paso añadiendo un botón de llamada a la acción claro. Más de una llamada a la acción puede confundir al destinatario y podrías perder a un posible asistente, así que acuérdate de mantenerlo todo bien claro y conciso.
  • Revisa una y otra vez: Los errores ortográficos y gramaticales pueden hacer que tu correo electrónico parezca menos profesional. Te interesa ganarte la confianza del destinatario, tómate el tiempo necesario para volver a revisar todo lo que aparece en tu correo electrónico, incluido el asunto.
  • Piensa más allá del correo electrónico de invitación: Enviar una serie de varios correos electrónicos puede ser una forma eficaz de mover a los destinatarios a través del embudo de ventas, desde dar a conocer el evento hasta convertirlos en poseedores de entradas. Ejecuta esta estrategia a la perfección creando secuencias de correo electrónico planificadas y piensa en automatizar el proceso de envío para hacerte la vida más fácil.

Cómo puede ayudar Eventbrite

A medida que te familiarices con el envío de invitaciones a eventos, el panel de control de Eventbrite puede ayudarte a gestionar tus correos electrónicos. Simplemente haz clic en Invitar y Promocionar > Invitaciones por correo electrónico para ver el estado de tus invitaciones y editar y reenviar las invitaciones a personas que no han respondido en un par de clics.

También puedes copiar una invitación e importar direcciones de tu lista de contactos o añadir manualmente nuevas direcciones y, a continuación, enviarlas de inmediato o programar el correo electrónico para que se envíen en una fecha y hora futuras.

Si quieres descubrir más consejos y herramientas para organizar o promocionar tu evento o negocio, echa un vistazo al blog de Eventbrite y descubre artículos y guías gratuitas descargables.