La pandemia del coronavirus (COVID-19) nos ha obligado a dejar de socializar para prevenir una mayor propagación de la enfermedad. Inevitablemente, esta medida ha afectado excepcionalmente al sector de los eventos. En estos momentos, probablemente estés barajando la posibilidad de posponer o incluso cancelar tu evento por la seguridad de tus asistentes.

Si has decidido cancelar tu evento, el primer paso debe ser informar a los participantes de una manera clara y tranquilizadora. Utiliza el correo electrónico, ya que es la manera más sencilla de comunicarte con todos de forma ágil y simultánea.

A continuación, encontrarás nuestra guía para crear un correo electrónico de cancelación de eventos, que incluye prácticas plantillas para adaptar y enviar a tus asistentes.

Elabora el correo electrónico de cancelación de eventos perfecto

  1. Redacta un asunto breve y conciso. Asegúrate de que el asunto comunique la cancelación del evento y no lleve a malinterpretaciones por parte de los asistentes. Evita un tono sarcástico u humorístico. Para llamar la atención de los destinatarios, una buena idea es incluir las palabras “coronavirus” o “COVID-19” en el asunto.
  2. Elabora un texto claro y directo. Cerciórate de que los asistentes comprenden la idea principal del correo electrónico y centra tu mensaje en la cancelación del evento. Agradece la comprensión, ofrece información sobre los próximos pasos e incluye un enlace a la política de reembolso de tu empresa. No olvides indicar los datos de contacto por si los asistentes tienen dudas.
  3. Incluye enlaces de interés. Aunque es probable que los destinatarios conozcan la situación actual, no está de más incluir enlaces a sitios oficiales como, la web de la OMS, del Gobierno de España o del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social. También puedes adjuntar un enlace a la página de preguntas frecuentes de tu sitio web para ayudar a resolver toda clase de dudas.

Ejemplos de plantillas de correo electrónico

Ejemplo 1: Para cancelar el evento

Hola, [insertar nombre del asistente]:

Como seguramente sepas, las medidas tomadas para frenar la pandemia del coronavirus (COVID-19) nos obligan a limitar el contacto socia. Por consiguiente, hemos tomado la difícil decisión de cancelar [insertar nombre del evento]. Sabemos que la situación es decepcionante y esperamos que entiendas que ahora mismo nuestra prioridad es mantener a salvo a los trabajadores y asistentes del evento.

¿Cuál es el siguiente paso?

Si has comprado una entrada para [insertar nombre del evento], procederemos a reembolsarte el importe de esta. Si tienes alguna duda o pregunta, ponte en contacto con nosotros: [insertar datos de contacto], o echa un vistazo a nuestra página de preguntas frecuentes: [insertar enlace de la página de preguntas frecuentes].

Gracias por mostrar interés en [inserta el nombre del evento] y por tu comprensión en estos difíciles momentos. Para obtener más información sobre la situación del coronavirus, visita los sitios web de la OMS, del Gobierno de España o del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.

Ejemplo 2: Para realizar el evento de forma virtual

Hola, [insertar nombre del asistente]:

Debido a la pandemia del coronavirus (COVID-19), hemos tomado la difícil decisión de cancelar [nombre del evento]. Sin embargo, tenemos buenas noticias. [nombre del evento] va a celebrarse de forma virtual.

Aquí encontrarás más información para unirte online: [insertar detalles para unirse].

Si no puedes participar o tienes alguna duda, consulta nuestra página de preguntas frecuentes: [insertar enlace de la página de preguntas frecuentes].

Lo importante ahora es limitar el contacto social y frenar la propagación del virus, por lo que esperamos que puedas comprender las medidas que estamos tomando para mantener a salvo tanto a los trabajadores como a los asistentes del evento.

Quédate en casa y contacta con nosotros si tienes alguna duda o pregunta. Para obtener más información sobre la situación del coronavirus, visita los sitios web de la OMS del Gobierno de España o del Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.

El lado positivo de cancelar un evento

Entendemos que cancelar tu evento no es una decisión fácil, sobre todo cuando has dedicado tanto tiempo y esfuerzo a su planificación y promoción. Sin embargo, al tomar esta determinación, mantendrás a salvo a tus asistentes y ayudarás a aplanar la curva de la pandemia. Y aunque en un primer momento cancelar el evento pueda ser un inconveniente para los participantes, lo más probable es que estén de acuerdo con tu decisión.

Para ayudar a los organizadores de eventos cuando deciden cambiar el estado de su evento, hemos lanzado nuevas plantillas de correo electrónico que puedes utilizar para notificar a tus asistentes los cambios en tu evento. Estas plantillas contienen guías con información relativa a reembolsos o pasos a tomar, y son completamente personalizables. Puedes acceder automáticamente a la opción de utilizar estas plantillas cuando inicies el proceso de posponer o cancelar tu evento a través de la plataforma de Eventbrite.

En cuanto a ti y tu equipo, sabemos que es un momento complicado en muchos aspectos. Para ayudarte, hemos recopilado información y consejos en nuestro Centro de recursos sobre el Coronavirus que esperamos te sirvan de utilidad.

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