En las últimas semanas, la pandemia del coronavirus ha afectado enormemente al sector de los eventos. La necesidad de establecer medidas de aislamiento supone que, ahora mismo, no es viable reunir a grupos de personas. Por eso, queremos compartir contigo nuestros conocimientos y experiencia para ayudarte a superar los retos que tienes por delante.

Si has tomado la decisión de posponer tu evento, es importante que se lo comuniques a los asistentes de una forma clara y que inspire confianza. Esto te permitirá gestionar sus expectativas y sentar las bases para reorganizar tu evento. Una de las maneras más eficaces y efectivas para hacerlo es el correo electrónico, ya que gracias a él puedes llegar a un gran número de personas de manera rápida y sencilla. Para ayudarte, hemos preparado este artículo con consejos útiles a la hora de crear plantillas de correo para posponer tus eventos.

Crea una línea de asunto clara y concisa

Incluye información de vital importancia para tus invitados y asegúrate de que el asunto capte su interés inmediatamente. En vez de usar un juego de palabras ingenioso o una expresión con doble sentido, procura que sea conciso. Una buena idea es emplear las palabras “COVID-19” o “coronavirus” para que tu correo electrónico destaque en la bandeja de entrada. Aquí te dejamos algunos ejemplos de líneas de asunto que pueden servirte de inspiración:

  • COVID-19: Posponemos nuestro evento
  • Novedad importante relacionada con el coronavirus
  • Cómo estamos gestionando la situación ante el COVID-19

Sé breve y directo

Al escribir el contenido del correo electrónico, limítate a informar y céntrate en lo esencial. Empieza por lo más importante: avisar de que el evento se va a posponer. Lo más probable es que los asistentes sean conscientes de la situación y que hayan recibido varios correos parecidos, así que no tienes que entrar en demasiados detalles acerca del coronavirus en sí. Sin embargo, incluir algunos enlaces a sitios web de interés con información y las últimas novedades puede ser una buena idea. Aquí tienes tres:

Crea una página de preguntas frecuentes

Seguramente, tus asistentes tendrán un sinfín de preguntas. Por eso, más que escribir un único correo electrónico repleto de información, considera la posibilidad de incluir un enlace a una página de preguntas frecuentes. Piensa en el tipo de dudas que podrían albergar los asistentes, por ejemplo:

  • ¿Ofreces devoluciones?
  • ¿Qué ocurre si no pueden asistir en una nueva fecha?
  • ¿Qué deben hacer si no les es posible participar en un evento en línea?

Modelos de plantillas de correo electrónico

Por si no sabes por dónde empezar, hemos recopilado varias plantillas que podrás usar para escribir un correo sobre el aplazamiento de un evento a los asistentes. Te servirán de base y podrás adaptarlas a tus necesidades.

Ejemplo 1: Cómo posponer un evento durante un periodo de tiempo indefinido

Hola, [insertar nombre]:

Como ya sabrás, la pandemia del coronavirus (COVID-19) nos obliga a mantener el aislamiento y la distancia social para frenar su expansión. Por tanto, hemos tomado la difícil decisión de posponer [insertar nombre del evento] hasta nuevo aviso. Aunque somos conscientes de lo decepcionante que puede resultarte, esperamos que entiendas que es una medida necesaria para garantizar la seguridad de todos en este momento sin precedentes.

Te informaremos de cuándo y dónde celebraremos nuestro evento tan pronto como estén confirmados. Si tienes alguna pregunta o duda, ponte en contacto con nosotros aquí: [insertar datos de contacto], o consulta nuestra página de preguntas frecuentes: [enlace a la página de preguntas frecuentes].

Encontrarás más información sobre el COVID-19 en los sitios web de la OMS, el Gobierno de Españay el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.

Quédate en casa y pronto contactaremos contigo para darte más información.

Ejemplo 2: Cómo posponer un evento hasta una fecha predeterminada

Hola, [insertar nombre]:

Nos ponemos en contacto contigo para avisarte de que, debido a la pandemia del coronavirus, vamos a posponer [insertar nombre del evento] hasta el [insertar fecha].

Como ya sabrás, el Gobierno ha pedido a la población que permanezcan en sus casas para ayudar a detener la expansión del COVID-19. Por lo tanto, nos es imposible seguir adelante con el evento en este momento. Esperamos que puedas participar en [insertar nombre del evento], que pasará a celebrarse el [insertar fecha].

Te informaremos si hay algún otro cambio. En caso de que tengas alguna pregunta o duda, ponte en contacto con nosotros: [insertar datos de contacto], o consulta nuestra página de preguntas frecuentes: [enlace a la página de preguntas frecuentes].

Encontrarás más información sobre el COVID-19 en los sitios web de la OMS, el Gobierno de Españay el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.Quédate en casa y pronto contactaremos contigo para darte más información.

Ejemplo 3: Cómo informar de que tu evento se va a celebrar en línea

Hola, [insertar nombre]:

Nos ponemos en contacto contigo para avisarte de que, debido al brote mundial de COVID-19, no vamos a seguir adelante con [insertar nombre del evento] de la manera en que estaba previsto. La necesidad de mantener el aislamiento imposibilita celebrar un evento en vivo o una reunión de un gran grupo de personas.

Sin embargo, te traemos una buena noticia: vamos a celebrar [insertar nombre del evento] en línea. Aquí te explicamos cómo puedes participar: [insertar información sobre cómo participar].

Si tienes alguna pregunta o duda, ponte en contacto con nosotros aquí: [insertar datos de contacto], o consulta nuestra página de preguntas frecuentes: [enlace a la página de preguntas frecuentes].

Encontrarás más información sobre el COVID-19 en los sitios web de la OMS, el Gobierno de Españay el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.

Quédate en casa y pronto contactaremos contigo para darte más información.

Por qué posponer tu evento puede ser positivo

Aunque aplazar el evento genere una gran decepción en un primer momento, también puede tener un lado positivo. Es importante recordar que, de este modo, tanto tú como los asistentes estaréis más seguros. Lo más probable es que tus invitados entiendan la situación. Además, cuando las cosas vuelvan a la normalidad, podrás compensarlos mediante descuentos, bolsas con artículos de regalo u otro tipo de gratificación para contrarrestar los inconvenientes causados. En resumen, un aplazamiento puede contribuir a que te recuperes con más fuerza y a que tu evento sea aún mejor.

Para ayudar a los organizadores de eventos cuando deciden cambiar el estado de su evento, hemos lanzado nuevas plantillas de correo electrónico que puedes utilizar para notificar a tus asistentes los cambios en tu evento. Estas plantillas contienen guías con información relativa a reembolsos o pasos a tomar, y son completamente personalizables. Puedes acceder automáticamente a la opción de utilizar estas plantillas cuando inicies el proceso de posponer o cancelar tu evento a través de la plataforma de Eventbrite.

Para encontrar más información sobre cómo gestionar tu evento durante los impredecibles meses que tenemos por delante, consulta nuestro Centro de recursos sobre el Coronavirus.

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